Si gestionas personas en España, hay una fecha que conviene tener marcada: 21 de junio de 2026. Es el plazo que el Ministerio de Trabajo se ha fijado para aprobar en Consejo de Ministros el real decreto que convertirá el registro horario en exclusivamente digital, trazable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo.
No es una reforma cosmética. Es el mayor cambio en control de jornada desde 2019 y, a diferencia de otras medidas, se tramita por la vía del real decreto, sin pasar por el Congreso. Traducido: puede entrar en vigor con poco margen de adaptación. Las empresas que se preparen ahora cumplirán sin sobresaltos; las que esperen al BOE tendrán que improvisar en cuestión de semanas.
En este artículo te contamos de dónde venimos, qué cambia exactamente y qué puedes hacer hoy para llegar a tiempo.
De dónde venimos: el registro de jornada ya es obligatorio desde 2019
Conviene desmontar un mito frecuente: el registro horario no nace en 2026. Es obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obligó a todas las empresas —sin importar tamaño ni sector— a registrar diariamente la jornada de cada trabajador y a conservar esos registros durante cuatro años.
El problema es que aquella norma dejó una laguna técnica: no especificaba cómo debía hacerse el registro. Por eso, durante años se ha permitido papel, hojas de Excel o aplicaciones sin control de cambios, siempre que fueran «fiables». Y ahí está el origen de la reforma actual: esos métodos manuales son fácilmente manipulables, y el Ministerio considera que no han servido para atajar el verdadero problema de fondo.
El dato que lo explica todo: más del 40 % de las horas extra no se pagan
La cifra que está detrás de esta reforma es contundente. Según la Encuesta de Población Activa (EPA) del INE, más del 40 % de las horas extraordinarias que se realizan en España no se remuneran. Son horas trabajadas que no aparecen en ninguna nómina ni en ningún registro fiable.
El objetivo declarado del nuevo marco es precisamente ese: que cada hora efectivamente trabajada quede reflejada, sea visible para el trabajador y comprobable por la Inspección. La digitalización no es el fin en sí mismo, sino la herramienta para lograrlo.
Qué cambia con el nuevo registro horario digital
Estos son los cambios clave que plantea el borrador respecto al sistema actual:
1. Solo formato digital. Se elimina la validez del papel y del Excel como métodos de registro. El sistema deberá ser un software o aplicación que garantice fiabilidad e integridad de los datos.
2. Inalterabilidad y log de auditoría. Cualquier modificación de un fichaje deberá dejar un rastro inmutable: quién lo cambió, cuándo y por qué. Sellado temporal automático y, en muchas propuestas, cifrado con hash criptográfico.
3. Acceso remoto para la Inspección. El sistema deberá ser interoperable con la Inspección de Trabajo (ITSS), permitiendo consultar los registros de forma telemática y en tiempo real, sin necesidad de personarse en la empresa.
4. Más detalle obligatorio. No solo inicio y fin de jornada: también las pausas, las horas extraordinarias y cómo se compensan (en salario o en descanso), e incluso la modalidad presencial o a distancia de cada tramo.
5. Restricciones a la biometría. La huella dactilar y el reconocimiento facial quedan limitados como método de fichaje cuando existan alternativas menos invasivas, en línea con la normativa de protección de datos.
6. Sanciones reforzadas. Hoy, no llevar un registro fiable es una infracción grave con multas que pueden alcanzar los 7.500 €. El nuevo marco endurece el régimen, con un punto especialmente sensible: las sanciones pasarían a calcularse por trabajador afectado, lo que multiplica el riesgo económico en plantillas medianas y grandes.
¿En qué punto está la tramitación? (actualizado a junio de 2026)
Este es el estado del proceso, paso a paso:
- Septiembre de 2025: la reforma fracasa en el Congreso unida a la reducción de jornada a 37,5 horas. El Gobierno cambia de estrategia y separa ambas medidas.
- 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros aprueba la tramitación urgente del registro horario digital por la vía del real decreto.
- Octubre de 2025 – marzo de 2026: consulta pública e informes preceptivos.
- 23 de marzo de 2026: el Consejo de Estado emite un dictamen crítico que pide ajustes técnicos (coste, encaje jurídico y protección de datos).
- 5 de mayo de 2026: el Plan Anual Normativo 2026 confirma el real decreto como medida prioritaria del Ministerio de Trabajo.
- 21 de junio de 2026: fecha tope fijada para su aprobación en Consejo de Ministros.
Lo que la Inspección ya está sancionando (sin esperar al BOE)
Aquí está el matiz que muchas empresas pasan por alto: no hace falta que llegue la nueva ley para tener un problema. La norma de 2019 ya está vigente y la Inspección ya sanciona los registros que considera no fiables. Un Excel sin control de cambios o una hoja firmada a final de mes difícilmente superan ese estándar hoy.
Dicho de otro modo: digitalizar el control horario no es solo prepararse para 2026, es resolver una obligación que ya existe.
Checklist: cómo preparar tu empresa antes de tiempo
Si quieres llegar al BOE con los deberes hechos, estos son los pasos:
- Audita tu sistema actual. ¿Usas papel, Excel o una app sin trazabilidad? Si la respuesta es sí, ya estás en zona de riesgo.
- Elige un sistema digital trazable. Que registre inicio, fin, pausas y horas extra, con historial de cambios inmutable y conservación de 4 años.
- Cubre el teletrabajo y los desplazamientos. El fichaje debe funcionar desde el móvil y el ordenador, no solo desde un terminal físico.
- Verifica la exportación de informes. Necesitarás poder generar registros legibles y disponibles ante una inspección.
- Cuida la protección de datos. Identificación única del trabajador, cifrado y políticas claras de acceso.
- Forma a tu equipo. El mejor sistema falla si la plantilla no ficha de forma correcta y constante.
Cómo te ayuda Quantum Mycos
En Quantum Mycos diseñamos el control horario pensando precisamente en este escenario. Tu equipo ficha desde el móvil o el ordenador y cada turno queda registrado al segundo, con un historial trazable que cumple los requisitos de fiabilidad que la normativa exige. Sin papeleo, sin perseguir a nadie y sin hojas de cálculo que la Inspección pueda cuestionar.
Y como el control horario no vive solo, lo integramos con la gestión de ausencias y las evaluaciones de tu plantilla, para que todo el ciclo de personas esté en un único lugar. Menos administración, más estrategia.
¿Tu sistema de fichaje no está preparado para 2026? Reserva una demo y te enseñamos en 20 minutos cómo dejarlo resuelto antes de que llegue el BOE.
Fuentes
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE) — texto oficial que instaura la obligación de registro de jornada.
- Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo y Economía Social (MITES) — criterios oficiales de aplicación.
- Datos de horas extraordinarias no remuneradas: Encuesta de Población Activa del Instituto Nacional de Estadística (INE).
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La normativa de registro horario está en tramitación y puede sufrir cambios hasta su publicación definitiva en el BOE; recomendamos verificar siempre el estado oficial vigente.