Cumplimiento normativo
Registro horario digital en España: qué es obligatorio hoy y en qué punto está el real decreto
A septiembre de 2026 el real decreto sigue sin publicarse. Separamos lo que ya te obliga desde 2019 de lo que solo es borrador, con la cronología completa y el checklist de lo que tu sistema debería cumplir.
Si gestionas personas en España, esta es la pregunta que importa: ¿ya es obligatorio el fichaje digital? La respuesta, a septiembre de 2026, es no. El real decreto que lo impondría sigue sin publicarse en el BOE.
Lo que sí es obligatorio, y lo es desde 2019, es llevar un registro diario de jornada. Esa obligación está en vigor, se inspecciona y se sanciona hoy mismo, con independencia de lo que ocurra con el real decreto.
Esta página separa las dos cosas, porque confundirlas es el error más caro que puedes cometer: creer que no tienes que hacer nada hasta que salga la norma nueva, o comprar a toda prisa pensando que el plazo vence mañana. La mantenemos actualizada mientras dure la tramitación.
En corto. Obligatorio hoy: registro diario de la jornada de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la Inspección (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). El formato todavía puede ser papel, hoja de cálculo o sistema digital, siempre que el registro sea fiable. En tramitación: un real decreto que lo haría exclusivamente digital e inalterable, aplazado a septiembre de 2026 tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado.
Lo que es obligatorio hoy
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obligó a todas las empresas, sin importar tamaño ni sector, a tres cosas:
- Registrar diariamente la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de la persona trabajadora, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
La norma no impone un formato. Papel, hoja de cálculo o sistema digital son todos admisibles sobre el papel. Lo que sí exige es que el registro sea fiable, y ahí está el matiz que muchas empresas pasan por alto.
Un Excel se edita sin dejar rastro y no puede demostrar cuándo se escribió cada apunte. Una hoja firmada a final de mes tampoco. Ninguno de los dos está prohibido, pero ninguno de los dos acredita su propia integridad, así que ante una comprobación son un documento que la empresa tiene que defender, no una prueba que la respalde.
Qué sanción hay
No llevar un registro fiable se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). La cuantía concreta depende del grado que aplique la Inspección y del cuadro vigente del artículo 40, que se ha ido actualizando, por lo que conviene consultar el texto consolidado en el BOE antes de citar una cifra.
En qué punto está el real decreto
Esta es la cronología, y conviene leerla entera porque explica por qué el calendario se ha movido tres veces:
- Septiembre de 2025. La reforma fracasa en el Congreso unida a la reducción de jornada a 37,5 horas. El Gobierno separa ambas medidas.
- 30 de septiembre de 2025. El Consejo de Ministros aprueba tramitar el registro horario digital por la vía del real decreto, que no pasa por el Congreso.
- Octubre de 2025 a marzo de 2026. Consulta pública e informes preceptivos.
- 23 de marzo de 2026. El Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable. Señala que el impacto económico no está bien evaluado y que las garantías de protección de datos son insuficientes.
- 21 de junio de 2026. Fecha que el Ministerio se había fijado para aprobarlo en Consejo de Ministros. Pasa sin aprobación.
- 24 de julio de 2026. Los ministerios de Trabajo y de Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre de 2026 para reelaborar el texto a la vista del dictamen.
- Septiembre de 2026. El real decreto sigue sin publicarse en el BOE.
Un matiz que se repite mal en muchos artículos: las fechas que se anuncian son de tramitación, no de entrada en vigor. Que el Consejo de Ministros apruebe un real decreto no significa que sea exigible al día siguiente; hay publicación en el BOE y, habitualmente, un periodo de adaptación. Cualquiera que te diga que el fichaje digital «ya es obligatorio» se está adelantando.
Qué plantea el borrador (y que todavía no te obliga)
Todo lo de esta sección procede del texto en tramitación. Nada de esto es derecho vigente, y el propio Consejo de Estado ha pedido reelaborarlo, así que puede cambiar antes de publicarse.
- Solo formato digital. Se eliminaría la validez del papel y de la hoja de cálculo.
- Inalterabilidad y registro de auditoría. Cualquier modificación de un fichaje tendría que dejar rastro inmutable: quién, cuándo y por qué.
- Acceso remoto para la Inspección. El sistema tendría que ser interoperable con la ITSS y consultable de forma telemática.
- Más detalle obligatorio. No solo inicio y fin: también pausas, horas extraordinarias y su compensación, e incluso la modalidad presencial o a distancia de cada tramo.
- Restricciones a la biometría. Huella y reconocimiento facial quedarían limitados cuando existan alternativas menos invasivas.
- Sanciones por trabajador afectado. Es el punto de mayor impacto económico y también uno de los más discutidos. Hoy la sanción es por infracción, no por persona.
Entonces, ¿hay que hacer algo ahora?
Sí, pero no por el real decreto. Por la norma de 2019.
La Inspección ya sanciona los registros que considera no fiables, y ese es un riesgo presente, no futuro. Si tu control horario es una hoja de firmas o un Excel compartido, el problema lo tienes hoy, no el día que se publique el decreto.
Visto así, la decisión se simplifica: digitalizar el registro no es adelantarse a una norma que quizá cambie, es resolver una obligación que lleva siete años en vigor. Y como efecto secundario, quien lo tenga resuelto llegará preparado a lo que venga, sea en septiembre, en enero o cuando sea.
Checklist de lo que debería cumplir tu sistema
- Audita lo que tienes. ¿Papel, Excel o una app sin trazabilidad? Entonces ya estás en zona de riesgo.
- Historial de cambios inmutable. Que una corrección deje constancia de quién, cuándo y por qué, en lugar de sobrescribir el dato.
- Conservación de cuatro años, garantizada y exportable.
- Cobertura del teletrabajo y los desplazamientos. Fichaje desde móvil y ordenador, no solo desde un terminal fijo.
- Pausas y horas extraordinarias registradas, no solo entrada y salida.
- Exportación por trabajador y periodo, en un formato que puedas entregar tal cual.
- Protección de datos. Identificación única, cifrado y accesos controlados. Si usas geolocalización, que valide el punto del fichaje y no siga a la persona toda la jornada.
- Formación del equipo. El mejor sistema falla si la plantilla no ficha de forma correcta y constante.
El dato que explica la reforma
Conviene entender por qué existe este empeño. Según la Encuesta de Población Activa del INE, más del 40 % de las horas extraordinarias que se realizan en España no se remuneran. Son horas trabajadas que no aparecen en ninguna nómina ni en ningún registro fiable.
El objetivo declarado del nuevo marco es que cada hora efectivamente trabajada quede reflejada, sea visible para la persona trabajadora y comprobable por la Inspección. La digitalización no es el fin, es la herramienta.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio el fichaje digital en España?
No. A septiembre de 2026 el real decreto que impondría el formato exclusivamente digital no se ha publicado en el BOE. Lo obligatorio es el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que admite papel, hoja de cálculo o sistema digital siempre que sea fiable.
¿Sigue valiendo el Excel?
Formalmente sí, pero con una advertencia seria. La norma exige que el registro sea fiable, y un Excel se edita sin dejar rastro y no acredita cuándo se creó cada apunte. No está prohibido, pero difícilmente sostiene una comprobación de la Inspección.
¿Cuándo entrará en vigor el registro horario digital?
No hay fecha cierta. La aprobación se aplazó a septiembre de 2026 y, además, la fecha de aprobación en Consejo de Ministros no es la de entrada en vigor: falta la publicación en el BOE y suele haber un periodo de adaptación. Revisamos esta página mensualmente mientras dure la tramitación.
¿Las sanciones serán por trabajador afectado?
Es lo que plantea el borrador, no lo que dice la norma vigente. Hoy no llevar un registro fiable es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS y se sanciona como tal, no por persona.
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Nuestro control horario está pensado para el escenario exigente, no para el mínimo legal de hoy. Tu equipo ficha desde el móvil o el ordenador y cada turno queda registrado al segundo, con sello de tiempo e historial de cambios trazable, conservación de cuatro años y exportación por trabajador y periodo en un clic.
Y como el control horario no vive solo, se integra con la gestión de ausencias, los turnos y las evaluaciones, de modo que el fichaje real se cruza con el turno planificado y con las bajas registradas. Menos administración, y ninguna hoja de cálculo que la Inspección pueda cuestionar.
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Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 (texto consolidado, BOE).
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE), que instaura la obligación de registro de jornada.
- Texto refundido de la LISOS (BOE), artículos 7.5 y 40.
- Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo (MITES).
- Horas extraordinarias no remuneradas: Encuesta de Población Activa del INE.
Esta página tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La tramitación del registro horario digital sigue abierta y el contenido puede quedar desfasado: verifica siempre el texto consolidado vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: septiembre de 2026.
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Preguntas frecuentes
No. A septiembre de 2026 el real decreto que impondría el formato exclusivamente digital no se ha publicado en el BOE. Lo obligatorio es el registro diario de jornada del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que admite papel, hoja de cálculo o sistema digital siempre que el registro sea fiable.
Formalmente sí, pero con una advertencia seria. La norma exige que el registro sea fiable, y un Excel se edita sin dejar rastro y no acredita cuándo se creó cada apunte. No está prohibido, pero difícilmente sostiene una comprobación de la Inspección de Trabajo.
No hay fecha cierta. La aprobación se aplazó a septiembre de 2026 tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado. Además, la fecha de aprobación en Consejo de Ministros no es la de entrada en vigor: falta la publicación en el BOE y suele haber un periodo de adaptación.
Es lo que plantea el borrador, no lo que dice la norma vigente. Hoy, no llevar un registro fiable es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS y se sanciona como tal, no por persona afectada.
Cumplir la norma de 2019, que ya se inspecciona: registro diario de inicio y fin de jornada, conservación de cuatro años, disponibilidad para la Inspección y un sistema cuya integridad puedas acreditar. Una hoja de firmas o un Excel compartido no cumplen ese último punto.
