Registro horario digital en España: qué es obligatorio hoy y en qué punto está el real decreto

Si gestionas personas en España, esta es la pregunta que importa: ¿ya es obligatorio el fichaje digital? La respuesta, a 8 de octubre de 2026, es no. El real decreto que lo impondría no se ha aprobado ni publicado en el BOE, y el 2 de octubre el Ministerio de Trabajo dijo confiar en llevarlo al Consejo de Ministros a lo largo de octubre, sin fecha confirmada.

Lo que sí es obligatorio, y lo es desde 2019, es llevar un registro diario de jornada. Esa obligación está en vigor, se inspecciona y se sanciona hoy mismo, con independencia de lo que ocurra con el real decreto.

Esta página separa las dos cosas, porque confundirlas es el error más caro que puedes cometer: creer que no tienes que hacer nada hasta que salga la norma nueva, o comprar a toda prisa pensando que el plazo vence mañana. La mantenemos actualizada mientras dure la tramitación.

En corto. Obligatorio hoy: registro diario de la jornada de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). El formato todavía puede ser papel, hoja de cálculo o sistema digital, siempre que el registro sea fiable. No tenerlo se multa con 751 a 7.500 euros. En tramitación: un real decreto que lo haría exclusivamente digital, con cambios trazables y acceso remoto de la Inspección, sin fecha tras el dictamen desfavorable del Consejo de Estado.

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Lo que es obligatorio hoy

Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y obligó a todas las empresas, sin importar tamaño ni sector, a tres cosas:

1. Registrar diariamente la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora.
2. Conservar los registros durante cuatro años.
3. Tenerlos a disposición de la persona trabajadora, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.

La norma no impone un formato. Papel, hoja de cálculo o sistema digital son todos admisibles sobre el papel. Lo que sí exige es que el registro sea fiable: la Guía del Ministerio de Trabajo pide información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori», y ahí está el matiz que muchas empresas pasan por alto.

Un Excel se edita sin dejar rastro y no puede demostrar cuándo se escribió cada apunte. Una hoja firmada a final de mes tampoco. Ninguno de los dos está prohibido, pero ninguno de los dos acredita su propia integridad, así que ante una comprobación son un documento que la empresa tiene que defender, no una prueba que la respalde. Lo desarrollamos en ¿es legal fichar en papel o con Excel en 2026?

Qué sanción hay

No llevar un registro fiable es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). El artículo 40.1.b la multa con 751 a 1.500 euros en grado mínimo, 1.501 a 3.750 euros en grado medio y 3.751 a 7.500 euros en grado máximo. Hoy se sanciona como una infracción, no por persona: el número de trabajadores afectados sirve para elegir el grado. Cómo se gradúa, y de dónde viene la cifra de 10.000 euros por trabajador, lo explicamos en multas por no llevar el registro horario en 2026.

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En qué punto está el real decreto

Esta es la cronología, y conviene leerla entera porque explica por qué el calendario se ha movido tantas veces:

• 16 de mayo de 2025. Se publica en el Congreso el proyecto de ley de reducción de la jornada a 37,5 horas, que también reforzaba el registro de jornada y multaba por cada trabajador afectado.
• 10 de septiembre de 2025. El Congreso aprueba las enmiendas a la totalidad y devuelve el proyecto al Gobierno. Con él cae la multa por trabajador.
• 30 de septiembre de 2025. El Consejo de Ministros autoriza la tramitación urgente de un real decreto solo sobre el registro de jornada, que no necesita pasar por el Congreso.
• 9 de octubre de 2025. El Ministerio de Trabajo publica el proyecto de real decreto en audiencia pública, con alegaciones hasta el 20 de octubre.
• 23 de marzo de 2026. El Consejo de Estado emite un dictamen desfavorable: considera que el impacto económico, sobre todo en las pymes, no está bien evaluado, que parte de lo que impone necesitaría una ley y no un reglamento, y que las garantías de protección de datos son insuficientes.
• 21 de junio de 2026. Fecha que el Plan Anual Normativo había fijado para aprobarlo. Pasa sin aprobación.
• 24 de julio de 2026. Los ministerios de Trabajo y de Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre de 2026 para reelaborar el texto a la vista del dictamen.
• 9 de septiembre de 2026. La ministra de Trabajo asegura que hay acuerdo y que se aprobará «con carácter inmediato» en cuanto se terminen los cambios jurídicos que pidió el Consejo de Estado.
• 26 de septiembre de 2026. Fuentes del Gobierno descartan aprobarlo en septiembre, sin fecha nueva.
• 2 de octubre de 2026. El secretario de Estado de Trabajo da por terminada la revisión del texto y confía en llevarlo al Consejo de Ministros a lo largo de octubre.
• 8 de octubre de 2026. El real decreto sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE.

Un matiz que se repite mal en muchos artículos: las fechas que se anuncian son de tramitación, no de entrada en vigor. Que el Consejo de Ministros apruebe un real decreto no significa que sea exigible al día siguiente: hay que publicarlo en el BOE y el borrador prevé veinte días hasta su entrada en vigor, un plazo que el Consejo de Estado consideró corto y que puede alargarse. Cualquiera que te diga que el fichaje digital «ya es obligatorio» se está adelantando.

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Qué plantea el borrador (y que todavía no te obliga)

Todo lo de esta sección procede del texto que el Ministerio sometió a audiencia pública en octubre de 2025. Nada de esto es derecho vigente, y el propio Consejo de Estado ha pedido reelaborarlo, así que puede cambiar antes de publicarse.

• Solo formato digital (art. 2.1). El papel quedaría para incidencias técnicas justificadas, y lo anotado así se pasaría después al sistema digital (art. 4.d).
• Fichaje personal e inmediato (art. 4.a). Cada persona registra su jornada al empezar y al terminar, no a final de semana.
• Cambios con huella (arts. 2.2.b, 3.k y 4.b). Una anotación solo se podría modificar con autorización de la empresa y de la persona, y el registro tendría que reflejar una huella clara e indeleble de cada cambio y de su autor.
• Más detalle obligatorio (art. 3). No solo inicio y fin: también cada pausa, la modalidad presencial o a distancia, la naturaleza ordinaria, extraordinaria o complementaria de las horas y cómo se compensan las extra, los tiempos de espera, las interrupciones de la desconexión digital y los totales diario y mensual.
• Acceso inmediato para todos (art. 6). La persona trabajadora, a sus propios registros; la representación legal, a todos, pero sin DNI, domicilio ni estado civil; y la Inspección, «de manera remota y presencial». Lo desarrollamos en acceso remoto de la Inspección de Trabajo al registro horario.
• Protocolo y formación (art. 7). Un protocolo del registro elaborado previa consulta con la representación legal, y formación para toda la plantilla que cuenta como tiempo de trabajo.
• Subcontratas y ETT (art. 8). La subcontratista garantiza que su personal ficha en el centro de la principal, y en la cesión por ETT el registro corresponde a la empresa usuaria.

Dos cosas que se le atribuyen y el borrador no contiene:

• Multas nuevas. La multa por trabajador afectado venía del proyecto de ley que rechazó el Congreso. Un real decreto no puede fijar sanciones; las multas siguen siendo las de la LISOS.
• Reglas sobre biometría. El texto no menciona la huella ni el reconocimiento facial. Lo que existe es la guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023: considera el fichaje biométrico un tratamiento de alto riesgo con categorías especiales de datos, entiende que para el registro de jornada haría falta una ley que lo habilite expresamente, algo que «no se encuentra en la actual normativa legal española», y que el consentimiento del trabajador no basta por el desequilibrio de la relación laboral.

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Entonces, ¿hay que hacer algo ahora?

Sí, pero no por el real decreto. Por la norma de 2019.

La Inspección ya sanciona los registros que considera no fiables, y ese es un riesgo presente, no futuro. Si tu control horario es una hoja de firmas o un Excel compartido, el problema lo tienes hoy, no el día que se publique el decreto.

Visto así, la decisión se simplifica: digitalizar el registro no es adelantarse a una norma que quizá cambie, es resolver una obligación que lleva siete años en vigor. Y como efecto secundario, quien lo tenga resuelto llegará preparado a lo que venga, sea en octubre, en enero o cuando sea.

Checklist de lo que debería cumplir tu sistema

1. Audita lo que tienes. ¿Papel, Excel o una app sin trazabilidad? Entonces ya estás en zona de riesgo.
2. Historial de cambios. Que una corrección deje constancia de quién, cuándo y por qué, en lugar de sobrescribir el dato.
3. Conservación de cuatro años, también de quien ya no está en la empresa.
4. Cobertura del teletrabajo y los desplazamientos. Fichaje desde móvil y ordenador, no solo desde un terminal fijo.
5. Pausas y horas extraordinarias registradas, no solo entrada y salida.
6. Exportación por trabajador y periodo, en un formato legible y tratable que puedas entregar tal cual. Es lo que ya exige hoy la Ley 23/2015 a los registros digitales cuando la Inspección los pide.
7. Protección de datos. Identificación única y accesos controlados. Nada de biometría sin una base legal clara. Si usas geolocalización, que valide el punto del fichaje y no siga a la persona toda la jornada.
8. Formación del equipo. El mejor sistema falla si la plantilla no ficha de forma correcta y constante.

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El dato que explica la reforma

Conviene entender por qué existe este empeño. Según la Encuesta de Población Activa del INE, en el segundo trimestre de 2026 se hicieron en España 7,18 millones de horas extraordinarias a la semana, y el 43 % no se pagó. Son horas trabajadas que no aparecen en ninguna nómina ni en ningún registro fiable.

El objetivo declarado del nuevo marco es que cada hora efectivamente trabajada quede reflejada, sea visible para la persona trabajadora y comprobable por la Inspección. La digitalización no es el fin, es la herramienta.

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Cómo te ayuda Quantummycos

El control horario de Quantummycos está pensado para el escenario exigente, no para el mínimo legal de hoy. Tu equipo ficha desde el móvil o el ordenador y la hora queda guardada en el momento. Ni un empleado ni un responsable editan sus propios fichajes: si alguien olvida fichar, lo corrige un administrador con un motivo obligatorio, y cada corrección queda en el historial del fichaje con lo de antes, lo de después, quién y cuándo.

El informe de registro de jornada se filtra por persona, departamento y periodo y sale en PDF por persona y mes, con pausas, horas extra de cada día, cómo se registró cada jornada, el anexo de correcciones y los recuadros de firma, y en Excel para trabajar con los datos. Antes de exportarlo te señala los puntos a revisar: jornadas sin cerrar, pausas abiertas, descansos cortos u horas extra. Ninguna hoja de cálculo que la Inspección pueda cuestionar, con decreto o sin él.

Puedes ver cómo funciona el control horario o entrar en la aplicación y probarlo con tu equipo.

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Seguir leyendo

• ¿Es legal fichar en papel o con Excel en 2026?, lo que vale hoy y lo que dejaría de valer.
• Multas por no llevar el registro horario en 2026, con las cuantías y cómo se gradúan.
• Acceso remoto de la Inspección de Trabajo al registro horario, lo que pide el borrador y qué preparar ya.
• Qué es un software de control horario en España, si estás empezando por lo básico.
• 10 errores al gestionar fichajes en RRHH, los que se repiten en casi todas las empresas.

Fuentes

• Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (BOE), artículo 34.9.
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE), que instaura la obligación de registro de jornada.
• Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la LISOS (BOE), artículos 7.5 y 40.1.b.
• Guía sobre el registro de jornada (Ministerio de Trabajo).
• Proyecto de real decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, texto de audiencia pública (Ministerio de Trabajo, octubre de 2025).
• Proyecto de Ley para la reducción de la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo y la garantía del registro de jornada y el derecho a la desconexión (BOCG, 16 de mayo de 2025).
• Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (AEPD, noviembre de 2023).
• Economía y Trabajo pactan llevar el registro horario a septiembre (elDiario.es, julio de 2026).
• Díaz asegura que el registro horario se aprobará «con carácter inmediato» (Forbes España, 9 de septiembre de 2026).
• El registro horario acumula un nuevo retraso: no se aprobará en septiembre (Qué!, 26 de septiembre de 2026).
• Trabajo espera aprobar el nuevo registro horario (Demócrata, 2 de octubre de 2026).
• Horas extraordinarias pagadas y no pagadas: Encuesta de Población Activa, segundo trimestre de 2026 (INE).

Esta página tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La tramitación del registro horario digital sigue abierta y el contenido puede quedar desfasado: verifica siempre el texto consolidado vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: 8 de octubre de 2026.