Registro horario obligatorio en España

La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Afecta a todas las empresas, sin umbral de plantilla ni excepción sectorial, y exige tres cosas: registrar diariamente el inicio y el fin de la jornada de cada persona, conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos disponibles para la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo.

La norma vigente no impone un formato: admite papel, hoja de cálculo o sistema digital. Pero exige fiabilidad, y ahí está el matiz que muchas empresas pasan por alto. Un Excel se edita sin dejar rastro y no demuestra cuándo se creó cada apunte; una hoja firmada a final de mes tampoco. En la práctica, un registro que no pueda acreditar su propia integridad es un documento que la empresa tendrá que defender.

Desde septiembre de 2025, el Ministerio de Trabajo tramita por la vía del real decreto una norma que haría el registro exclusivamente digital, inalterable, trazable e interoperable con la Inspección en tiempo real. El texto recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado en marzo de 2026 y su aprobación se ha aplazado; a día de hoy no se ha publicado en el BOE. Conviene seguirlo, pero no esperarlo: la obligación de 2019 ya está vigente y ya se sanciona.

No llevar un registro fiable se tipifica como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS. Las cuantías dependen del grado que aplique la Inspección y del cuadro vigente del artículo 40, que se ha ido actualizando, por lo que conviene consultar el texto consolidado en el BOE. El borrador del nuevo marco plantea además calcular las sanciones por trabajador afectado, lo que multiplicaría el riesgo en plantillas medianas y grandes.

Auditar el sistema actual, sustituir el papel y el Excel por un registro digital con historial de cambios inmutable, cubrir el teletrabajo y los desplazamientos con fichaje desde móvil y ordenador, verificar que puedes exportar los registros de los últimos cuatro años en un clic, cuidar la protección de datos con identificación única y accesos controlados, y formar al equipo: el mejor sistema falla si la plantilla no ficha de forma correcta y constante.