Gestió de persones
Onboarding i offboarding: llista de comprovació completa i terminis legals 2026
Què cal fer quan s’incorpora algú i quan algú se’n va, en quin ordre i amb quins terminis. Amb la base legal de cada tràmit i la llista del que no imposa cap llei però marca la diferència.
Els dos extrems del cicle d’un treballador són els que més s’improvisen i els que surten més cars. L’entrada, perquè hi ha terminis legals que es compten en dies i s’incompleixen sense adonar-se’n. La sortida, perquè quan algú se’n va ningú no té temps de pensar i les coses queden a mitges: accessos oberts, un portàtil sense retornar, una quitança mal calculada.
Aquest article és la llista completa de totes dues, amb els terminis legals que imposa la normativa espanyola i l’ordre en què convé fer cada cosa. Serveix igual per a una empresa de deu persones que per a una de dues-centes: el que canvia és qui ho fa, no què cal fer.
En resum. L’alta a la Seguretat Social es demana abans que la persona comenci a treballar, mai després. El contracte es comunica al SEPE en 10 dies hàbils i la còpia bàsica arriba a la representació legal en 10 dies. En la sortida, la baixa a la Seguretat Social es comunica en 3 dies naturals des del cessament, i la quitança es lliura quan s’acaba la relació. El preavís d’una baixa voluntària el fixa el conveni, i el més habitual són 15 dies. Tota la resta (equip, accessos, formació, traspàs) no ho imposa cap llei i és justament el que marca la diferència.
Onboarding i offboarding: què són i per què es tracten junts
L’onboarding és tot el que passa entre la signatura del contracte i el moment en què la persona és autònoma al seu lloc de treball. No és el primer dia: és el primer trimestre.
L’offboarding és el procés invers, des que se sap que algú marxa fins que la relació queda tancada del tot: papers, equip, accessos, coneixement i relació.
Es tracten junts perquè són el mateix problema amb el signe canviat, i perquè comparteixen la mateixa llista d’actius: un contracte, uns documents, uns accessos, un equip informàtic i una persona que necessita saber què s’espera d’ella. Qui té endreçada l’entrada té endreçada la sortida, gairebé sempre pel mateix motiu: hi ha una llista i algú en respon.
Els terminis legals d’una incorporació
Aquesta és la part que no admet interpretació. La resta de l’onboarding es pot dissenyar com vulgui cada empresa; això no.
| Tràmit | Termini | Base legal |
|---|---|---|
| Alta a la Seguretat Social | Abans de l’inici de la prestació de serveis (es pot presentar fins a 60 dies abans) | Art. 32 RD 84/1996 |
| Comunicació del contracte al SEPE (Contrat@) | 10 dies hàbils des de la formalització | Art. 8.3 ET |
| Còpia bàsica del contracte a la representació legal | 10 dies des de la formalització | Art. 8.4 ET |
| Lliurament d’una còpia del contracte a la persona treballadora | En formalitzar-lo | Art. 8.4 ET |
| Informació i formació en prevenció de riscos | En incorporar-se, abans d’exposar-se al risc | Arts. 18 i 19 Llei 31/1995 |
| Oferta de revisió mèdica | En la incorporació | Art. 22 Llei 31/1995 |
| Informació sobre el tractament de les seves dades | En el moment de recollir-les | Art. 13 RGPD |
| Registre de jornada | Des del primer dia treballat | Art. 34.9 ET |
L’alta prèvia és la que no perdona
De tota la taula, l’única que se sanciona amb severitat i de manera gairebé automàtica és l’alta fora de termini. La llei no demana que es doni d’alta «el mateix dia»: demana que l’alta estigui tramitada abans que la persona comenci a prestar serveis. Un treballador present al centre sense alta prèvia és una infracció greu per cada persona afectada.
La conseqüència pràctica per a Recursos Humans és senzilla: l’alta no depèn que la incorporació surti bé, sinó al revés. Si l’alta no hi és, no es comença.
Llista de comprovació de l’onboarding
El que segueix és el procés complet, repartit en els moments en què de debò passa cada cosa. Si la teva empresa només n’implantarà una part, que sigui la primera: gairebé tot el que surt malament en una incorporació es va decidir abans que la persona arribés.
Abans del primer dia
- Contracte signat i còpia lliurada.
- Alta a la Seguretat Social tramitada.
- Comunicació del contracte al SEPE i còpia bàsica a la representació legal.
- Documentació recollida: DNI o NIE, número d’afiliació, compte bancari, model 145 de dades personals per a la retenció de l’IRPF i titulació si el lloc la requereix.
- Equip preparat: ordinador, telèfon, accessos, targeta o claus, roba de feina o EPI si escau.
- Lloc de treball assignat i equip avisat que arriba algú de nou.
- Agenda de la primera setmana tancada, amb un nom i una hora a cada bloc.
El primer dia
- Rebuda per part d’una persona concreta, no de «qui estigui lliure».
- Lliurament de l’equip i signatura del document de lliurament.
- Informació i formació en prevenció de riscos del lloc de treball.
- Lliurament i lectura de les polítiques internes: protecció de dades, seguretat de la informació, codi de conducta, protocol d’assetjament.
- Alta a les eines i explicació del registre de jornada: com es fitxa, des d’on, què passa si s’oblida.
- Dinar o cafè amb l’equip. Costa una hora i es recorda un any.
La primera setmana
- Formació en producte, client i eines pròpies.
- Primera tasca real, petita i que es pugui acabar. Res no desmoralitza més que una setmana llegint documentació.
- Persona de referència assignada per a les preguntes bàsiques, que són les que més frenen.
- Objectius dels primers 30, 60 i 90 dies, per escrit.
El primer mes i el període de prova
- Conversa de seguiment als 30 dies, amb la pregunta que gairebé ningú no fa: què esperava trobar i no ha trobat.
- Revisió de la documentació pendent: el que faltava el primer dia sol continuar faltant al cap d’un mes.
- Data de final del període de prova marcada al calendari. L’article 14 de l’Estatut fixa un màxim de 6 mesos per als tècnics titulats i de 2 mesos per a la resta (3 en empreses de menys de 25 persones), i se’n pot pactar menys. Passada aquesta data, la decisió ja no és lliure.
Documents: el que es lliura i el que es recull
| L’empresa lliura | La persona lliura |
|---|---|
| Còpia del contracte | DNI, NIE o passaport |
| Informació de prevenció de riscos del lloc de treball | Número d’afiliació a la Seguretat Social |
| Polítiques internes per llegir i confirmar | Certificat de titularitat bancària |
| Document de lliurament de l’equip | Model 145 signat |
| Informació sobre el tractament de dades | Titulació o carnet que requereixi el lloc |
| Manual del treballador i política de despeses | Permís de treball, quan correspongui |
Dos matisos que estalvien disgustos. El primer: els documents que caduquen (revisió mèdica, carnet professional, permís de treball, formació obligatòria) s’han de guardar amb la data de caducitat, o el dia que caduquin no se n’assabentarà ningú. El segon: les polítiques que es lliuren per llegir no necessiten l’aprovació de ningú, però sí que han de constar com a llegides, i aquesta constància és el que s’ensenya en una inspecció o en un judici.
Els terminis legals d’una sortida
| Tràmit | Termini | Base legal |
|---|---|---|
| Preavís de baixa voluntària | El que fixi el conveni o el costum del lloc (habitualment 15 dies) | Art. 49.1.d ET |
| Preavís en l’acomiadament objectiu | 15 dies | Art. 53.1.c ET |
| Carta d’acomiadament per escrit, amb els fets i la data d’efectes | En el moment de l’acomiadament | Art. 55.1 ET |
| Quitança | Quan s’acaba la relació laboral | Art. 49.2 ET |
| Baixa a la Seguretat Social | 3 dies naturals des del cessament | Art. 32 RD 84/1996 |
| Certificat d’empresa al SEPE | 10 dies des del cessament, per via electrònica | Art. 1 RD 625/1985 |
| Certificat de retencions de l’IRPF | Abans que s’obri el termini de la declaració de la renda | Art. 108.3 RD 439/2007 |
La quitança no és una indemnització: és la liquidació del que s’ha meritat i no s’ha cobrat. Inclou el salari dels dies treballats del mes, les vacances generades i no gaudides, la part proporcional de les pagues extres i qualsevol concepte pendent (hores, comissions, dietes). Signar-la no obliga a renunciar a res: es pot signar «no conforme», i la persona té dret que hi hagi un representant present en la signatura.
Llista de comprovació de l’offboarding
Quan se sap que algú marxa
- Data d’efectes fixada i comunicada per escrit.
- Càlcul de la quitança iniciat, amb les vacances pendents comptades.
- Pla de traspàs: què porta aquesta persona, qui ho recull i en quin ordre.
- Comunicació a l’equip, abans que se n’assabenti pel passadís.
L’última setmana
- Traspàs de tasques, clients i contrasenyes compartides, amb la persona que les rep present.
- Documentació del que només era al seu cap. Una hora de gravació val més que un manual que ningú no escriurà.
- Entrevista de sortida, feta per algú que no sigui el seu responsable directe.
- Devolució de l’equip, les targetes, les claus i els EPI, amb el mateix document de lliurament que es va signar a l’arribada.
L’últim dia i després
- Revocació dels accessos el mateix dia d’efectes: correu, aplicacions, VPN, repositoris, comptes compartits, accés físic.
- Baixa a la Seguretat Social dins dels tres dies.
- Quitança lliurada i signada.
- Certificat d’empresa i certificat de retencions.
- Arxiu de l’expedient: la documentació laboral s’ha de conservar encara que la persona ja no hi sigui, i els terminis de conservació no s’acaben amb la relació.
Els accessos: la part que més s’oblida
És el punt on l’offboarding deixa de ser una qüestió de recursos humans i passa a ser de seguretat. Un compte de correu que continua actiu un mes després de la sortida és una porta oberta que ningú no vigila, i en una auditoria és una troballa immediata.
La causa gairebé mai no és un descuit: és que la llista d’accessos no existeix enlloc. Se sap que la persona tenia correu i l’ERP, però ningú no recorda que també tenia accés al tauler de facturació d’un proveïdor. Aquesta llista es construeix en donar d’alta, no en donar de baixa.
Els tres errors que surten més cars
1. Començar sense l’alta tramitada. Passa quan la incorporació s’avança un dia per urgència del negoci. És una infracció greu, per cada persona, i no admet cap explicació posterior.
2. Calcular la quitança sense comptar les vacances. L’error més habitual i el que genera més reclamacions. Les vacances generades i no gaudides es paguen, sempre, incloses les de l’any en curs en proporció al temps treballat.
3. Tractar l’offboarding com a paperassa. Qui se’n va avui és client, proveïdor, candidat o prescriptor demà, i explica com va ser la seva sortida amb molt més detall que com va ser la seva entrada. L’entrevista de sortida, a més, és l’única font honesta que té una empresa sobre per què marxa la gent.
Com es gestiona tot això sense fulls de càlcul
Tot l’anterior cap en un Excel el primer any. Deixa de caber-hi quan hi ha diverses incorporacions alhora, quan els documents caduquen en dates diferents per a cada persona i quan qui porta la llista se’n va de vacances.
El que resol el problema no és una eina més, sinó que les tres peces siguin al mateix lloc: la llista de tasques de cada procés, amb el responsable i la data; els documents exigits, amb qui els ha lliurat i quan caduquen; i l’expedient de cada persona, que és on es mira quan arriba una inspecció o una reclamació.
A Quantummycos això són dos mòduls que treballen junts: processos d’alta i de baixa amb les seves plantilles de tasques, i compliment documental amb la matriu de qui té què lliurat, aprovat o caducat. Es veu d’un cop d’ull qui està a mitges i què falta exactament.
Pots entrar a l’aplicació i muntar-ho amb el teu equip. Pla gratuït fins a 2 usuaris, sense targeta.
Continua llegint
- 8 errors en el cicle de vida del treballador, el marc complet del qual formen part aquests dos extrems.
- Permisos retribuïts 2026: taula de dies per situació, per al que passa entre l’entrada i la sortida.
- Registre horari digital obligatori el 2026, que comença a comptar el primer dia de cada persona.
Fonts
- Estatut dels Treballadors, text consolidat (BOE), articles 8, 14, 34, 49, 53 i 55.
- Reial decret 84/1996, Reglament general sobre inscripció d’empreses i afiliació (BOE), article 32, terminis d’alta i baixa.
- Llei 31/1995 de prevenció de riscos laborals (BOE), articles 18, 19 i 22.
- Reglament de l’IRPF, Reial decret 439/2007 (BOE), article 108, certificat de retencions.
Aquest article té caràcter informatiu i no constitueix assessorament jurídic. Els terminis i els permisos poden estar millorats pel teu conveni col·lectiu, i la normativa canvia: verifica sempre el text consolidat vigent al BOE i consulta la teva assessoria laboral. Última revisió: setembre del 2026.
- Onboarding
- Offboarding
- Cicle del treballador
- Normativa laboral
Preguntes freqüents
Abans que comenci a prestar serveis, mai després. L’alta es pot presentar fins a 60 dies abans de la data d’incorporació, i tenir una persona treballant sense alta prèvia és una infracció greu per cada persona afectada (article 32 del Reial decret 84/1996).
Una còpia del contracte, la informació i formació en prevenció de riscos del lloc de treball, la informació sobre el tractament de les seves dades, les polítiques internes que hagi de llegir i confirmar (protecció de dades, seguretat, codi de conducta, protocol d’assetjament) i el document de lliurament de l’equip. Per la seva banda, la persona aporta el DNI o NIE, el número d’afiliació, el certificat de titularitat bancària, el model 145 i la titulació o el permís que requereixi el lloc.
L’Estatut dels Treballadors no fixa una xifra general: remet al conveni col·lectiu o al costum del lloc (article 49.1.d). El més habitual són 15 dies. En un acomiadament objectiu sí que hi ha un termini legal: 15 dies de preavís (article 53.1.c).
El salari dels dies treballats del mes, les vacances generades i no gaudides, la part proporcional de les pagues extres i qualsevol concepte pendent com hores, comissions o dietes. No és una indemnització, i signar-la no obliga a renunciar a res: es pot signar com a no conforme i es té dret a la presència d’un representant.
Tres dies naturals des del cessament. El certificat d’empresa s’envia al SEPE per via electrònica en els deu dies següents, i el certificat de retencions de l’IRPF abans que s’obri el termini de la declaració de la renda.
És el procés de sortida: papers, quitança, devolució de l’equip, revocació d’accessos, traspàs de coneixement i entrevista de sortida. Importa per dos motius molt concrets: un accés que no es revoca és un forat de seguretat que ningú no vigila, i qui se’n va explica com va ser la seva sortida amb molt més detall que com va ser la seva entrada.
