Legal
Contracte d’encàrrec del tractament
Quan una empresa fa servir Quantummycos, les dades de la seva plantilla són seves: és ella qui decideix per a què es fan servir i Quantummycos les tracta per compte seu. Aquest contracte fixa com.
Actualitzat:
01Objecte, parts i acceptació
Aquest contracte regula el tractament de dades personals que [[RAZÓN SOCIAL, S.L.]] (Quantummycos, l’«encarregat») fa per compte de l’empresa client (el «responsable») en prestar-li el servei Quantummycos, d’acord amb l’article 28 del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) i l’article 33 de la Llei orgànica 3/2018 (LOPDGDD).
Forma part dels Termes i condicions. S’accepta en registrar l’empresa a l’aplicació, i en queda constància de la data d’acceptació. Les empreses que contracten per una altra via l’accepten en formalitzar la seva comanda.
02Descripció del tractament
El tractament que s’encarrega és el següent.
| Element | Detall |
|---|---|
| Finalitat | Prestar el servei Quantummycos: control horari, absències, torns, avaluacions, documents, informes, avisos per correu i assistent d’IA. |
| Naturalesa | Registre, conservació, organització, consulta, enviament de comunicacions i supressió, per mitjans automatitzats. |
| Durada | La del contracte de servei, més el període de conservació de l’apartat «Fi de l’encàrrec». |
| Persones interessades | Les persones treballadores de l’empresa client i qualsevol altra persona a qui l’empresa doni accés a l’aplicació. |
| Tipus de dades | Identificatives i de contacte; laborals (lloc de treball, departament, contracte, jornada, fitxatges, absències, torns, avaluacions, documents, tasques d’incorporació i de sortida); retributives, si l’empresa les introdueix; sexe, data de naixement, DNI o NIE i número de la Seguretat Social, si l’empresa els introdueix; ubicació en el fitxatge d’entrada, si l’empresa l’activa; indicador voluntari de satisfacció; preguntes a l’assistent d’IA; registres d’accés i d’activitat; correus enviats per la plataforma. |
| Categories especials | El servei no les necessita. Si l’empresa les introdueix (per exemple, un comunicat de baixa adjunt a una absència), ho fa sota la seva responsabilitat. |
03Obligacions de l’encarregat
Quantummycos es compromet a:
- Tractar les dades únicament seguint les instruccions documentades del responsable, que són aquest contracte, els Termes i la configuració que l’empresa faci del servei. Si una instrucció infringeix la normativa, l’hi comunicarem immediatament.
- No fer-les servir per a finalitats pròpies, no cedir-les excepte als subencarregats autoritzats i no fer-les servir per entrenar models d’intel·ligència artificial.
- Garantir que les persones autoritzades a tractar-les s’han compromès a respectar-ne la confidencialitat.
- Aplicar les mesures de seguretat de l’article 32 del RGPD que es descriuen a l’apartat «Mesures de seguretat» de la Política de privacitat.
- Ajudar el responsable a atendre els drets de les persones interessades, mitjançant les funcions de l’aplicació (consulta, correcció, exportació i supressió) i traslladant-li sense dilació qualsevol sol·licitud que ens arribi directament.
- Ajudar el responsable a complir els articles 32 a 36 del RGPD (seguretat, violacions de seguretat, avaluacions d’impacte i consulta prèvia) amb la informació de què disposem.
- Notificar-li sense dilació indeguda qualsevol violació de la seguretat de les seves dades de la qual tinguem coneixement, amb la informació necessària perquè pugui complir les seves pròpies obligacions.
- Posar a la seva disposició la informació necessària per demostrar el compliment d’aquest contracte i permetre les auditories de l’apartat corresponent.
04Subencarregats i transferències internacionals
El responsable autoritza amb caràcter general Quantummycos a recórrer als proveïdors que figuren a l’apartat «Amb qui compartim les dades» de la Política de privacitat, en la mesura que tractin dades de l’empresa per prestar el servei.
Abans d’incorporar o substituir un subencarregat, actualitzarem aquesta llista i ho comunicarem per correu a l’adreça de contacte de l’empresa amb almenys quinze dies d’antelació. El responsable s’hi pot oposar en aquest termini; si no trobem una alternativa, pot resoldre el contracte sense penalització.
Cada subencarregat queda obligat per contracte a les mateixes obligacions de protecció de dades que aquest contracte imposa a Quantummycos, que continua responent del seu compliment. Les transferències fora de l’Espai Econòmic Europeu s’emparen sempre en una garantia del capítol V del RGPD: decisió d’adequació o clàusules contractuals tipus.
05Obligacions del responsable
L’empresa client, com a responsable del tractament, es compromet a:
- Comptar amb una base jurídica per tractar les dades que introdueix i haver-ne informat la seva plantilla, inclòs el que exigeixen l’article 90 de la LOPDGDD i l’article 20.3 de l’Estatut dels Treballadors si activa la ubicació en el fitxatge.
- Introduir només les dades necessàries per a les finalitats que persegueix.
- Assignar els rols i els permisos de l’aplicació de manera adequada i custodiar les credencials d’accés del seu personal.
- Donar les seves instruccions per escrit i supervisar el tractament.
06Fi de l’encàrrec
Mentre el compte està actiu, l’empresa pot exportar les seves dades des de l’aplicació.
Quan s’acaba el contracte, les dades es conserven bloquejades durant quatre anys, el termini en què l’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors obliga l’empresa a conservar el registre de jornada, perquè pugui complir aquesta obligació. Durant aquest temps només s’hi accedeix per atendre la mateixa empresa, les administracions competents o els tribunals. L’empresa pot demanar en qualsevol moment que les hi retornem o que les suprimim abans. Un cop transcorregut el termini, se suprimeixen de manera segura.
07Auditories, durada i legislació aplicable
El responsable pot sol·licitar la informació que necessiti per comprovar el compliment d’aquest contracte escrivint a info@quantummycos.com. Si a més vol fer una auditoria, per si mateix o mitjançant un auditor independent obligat a la confidencialitat, ho avisarà amb trenta dies d’antelació, n’assumirà el cost i no la repetirà més d’un cop l’any, llevat que s’hagi produït una violació de seguretat.
Aquest contracte dura el mateix que el contracte de servei, i les seves obligacions de confidencialitat i de conservació continuen després. Es regeix per la legislació espanyola i pel RGPD.