Gestión de personas
Onboarding y offboarding: checklist completo y plazos legales 2026
Qué hay que hacer al incorporar a alguien y al despedirse de alguien, en qué orden y con qué plazos. Con la base legal de cada trámite y la lista de lo que no obliga ninguna ley pero marca la diferencia.
Las dos puntas del ciclo de un empleado son las que más se improvisan y las que más caras salen. La entrada, porque hay plazos legales que se cuentan en días y se incumplen sin enterarse. La salida, porque cuando alguien se va nadie tiene tiempo de pensar y las cosas se quedan a medias: accesos abiertos, un portátil sin devolver, un finiquito mal calculado.
Este artículo es la lista completa de las dos, con los plazos legales que obliga la normativa española y el orden en el que conviene hacer cada cosa. Sirve igual para una empresa de diez personas que para una de doscientas: lo que cambia es quién lo hace, no qué hay que hacer.
En corto. El alta en la Seguridad Social se pide antes de que la persona empiece a trabajar, nunca después. El contrato se comunica al SEPE en 10 días hábiles y la copia básica llega a la representación legal en 10 días. Al salir, la baja en la Seguridad Social se comunica en 3 días naturales desde el cese, y el finiquito se entrega al terminar la relación. El preaviso de una baja voluntaria lo fija el convenio, y lo habitual son 15 días. Todo lo demás (equipo, accesos, formación, traspaso) no lo obliga ninguna ley y es justo lo que marca la diferencia.
Onboarding y offboarding: qué son y por qué se tratan juntos
Onboarding es todo lo que ocurre entre la firma del contrato y el momento en que la persona es autónoma en su puesto. No es el primer día: es el primer trimestre.
Offboarding es el proceso inverso, desde que se conoce la salida hasta que la relación queda cerrada del todo: papeles, equipo, accesos, conocimiento y relación.
Se tratan juntos porque son el mismo problema con el signo cambiado, y porque comparten la misma lista de activos: un contrato, unos documentos, unos accesos, un equipo informático y una persona que necesita saber qué se espera de ella. Quien tiene ordenada la entrada tiene ordenada la salida, casi siempre por el mismo motivo: existe una lista y alguien responde de ella.
Los plazos legales de una incorporación
Esta es la parte que no admite interpretación. El resto del onboarding se puede diseñar como cada empresa quiera; esto no.
| Trámite | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Alta en la Seguridad Social | Antes del inicio de la prestación de servicios (se puede presentar hasta 60 días antes) | Art. 32 RD 84/1996 |
| Comunicación del contrato al SEPE (Contrat@) | 10 días hábiles desde la formalización | Art. 8.3 ET |
| Copia básica del contrato a la representación legal | 10 días desde la formalización | Art. 8.4 ET |
| Entrega de copia del contrato a la persona trabajadora | Al formalizarlo | Art. 8.4 ET |
| Información y formación en prevención de riesgos | Al incorporarse, antes de exponerse al riesgo | Arts. 18 y 19 Ley 31/1995 |
| Oferta de reconocimiento médico | A la incorporación | Art. 22 Ley 31/1995 |
| Información sobre el tratamiento de sus datos | En el momento de recabarlos | Art. 13 RGPD |
| Registro de jornada | Desde el primer día trabajado | Art. 34.9 ET |
El alta previa es la que no perdona
De toda la tabla, la única que se sanciona con severidad y de forma casi automática es el alta fuera de plazo. La ley no pide que se dé de alta «el mismo día»: pide que el alta esté cursada antes de que la persona empiece a prestar servicios. Un trabajador presente en el centro sin alta previa es una infracción grave por cada persona afectada.
La consecuencia práctica para Recursos Humanos es sencilla: el alta no depende de que la incorporación salga bien, sino al revés. Si el alta no está, no se empieza.
Checklist de onboarding
Lo que sigue es el proceso completo, repartido en los momentos en que de verdad ocurre cada cosa. Si tu empresa solo va a implantar una parte, que sea la primera: casi todo lo que sale mal en una incorporación se decidió antes de que la persona llegara.
Antes del primer día
- Contrato firmado y copia entregada.
- Alta en la Seguridad Social cursada.
- Comunicación del contrato al SEPE y copia básica a la representación legal.
- Documentación recogida: DNI o NIE, número de afiliación, cuenta bancaria, modelo 145 de datos personales para la retención del IRPF, titulación si el puesto la exige.
- Equipo preparado: ordenador, teléfono, accesos, tarjeta o llaves, ropa de trabajo o EPIs si corresponde.
- Puesto de trabajo asignado y avisado el equipo de que llega alguien nuevo.
- Agenda de la primera semana cerrada, con nombre y hora en cada bloque.
El primer día
- Recibimiento por una persona concreta, no por «quien esté libre».
- Entrega de equipo y firma del documento de entrega.
- Información y formación en prevención de riesgos del puesto.
- Entrega y lectura de las políticas internas: protección de datos, seguridad de la información, código de conducta, protocolo de acoso.
- Alta en las herramientas y explicación del registro de jornada: cómo se ficha, desde dónde, qué pasa si se olvida.
- Comida o café con el equipo. Cuesta una hora y se recuerda un año.
La primera semana
- Formación en producto, cliente y herramientas propias.
- Primera tarea real, pequeña y terminable. Nada desmoraliza más que una semana leyendo documentación.
- Persona de referencia asignada para las preguntas tontas, que son las que más frenan.
- Objetivos de los primeros 30, 60 y 90 días, por escrito.
El primer mes y el periodo de prueba
- Conversación de seguimiento a los 30 días, con la pregunta que casi nadie hace: qué esperaba encontrar y no ha encontrado.
- Revisión de la documentación pendiente: lo que faltaba el primer día suele seguir faltando al mes.
- Fecha de fin del periodo de prueba marcada en el calendario. El artículo 14 del Estatuto fija un máximo de 6 meses para técnicos titulados y 2 meses para el resto (3 en empresas de menos de 25 personas), y se puede pactar menos. Pasada esa fecha, la decisión ya no es libre.
Documentos: lo que se entrega y lo que se recoge
| La empresa entrega | La persona entrega |
|---|---|
| Copia del contrato | DNI, NIE o pasaporte |
| Información de prevención de riesgos del puesto | Número de afiliación a la Seguridad Social |
| Políticas internas para leer y confirmar | Certificado de titularidad bancaria |
| Documento de entrega de equipo | Modelo 145 firmado |
| Información sobre el tratamiento de datos | Titulación o carné que exija el puesto |
| Manual del empleado y política de gastos | Permiso de trabajo, cuando corresponda |
Dos matices que ahorran disgustos. El primero: los documentos que caducan (reconocimiento médico, carné profesional, permiso de trabajo, formación obligatoria) hay que guardarlos con su fecha de caducidad, o el día que caduquen no se va a enterar nadie. El segundo: las políticas que se entregan para leer no necesitan aprobación de nadie, pero sí necesitan constar como leídas, y esa constancia es lo que se enseña en una inspección o en un juicio.
Los plazos legales de una salida
| Trámite | Plazo | Base legal |
|---|---|---|
| Preaviso de baja voluntaria | El que fije el convenio o la costumbre del lugar (habitualmente 15 días) | Art. 49.1.d ET |
| Preaviso en despido objetivo | 15 días | Art. 53.1.c ET |
| Carta de despido por escrito, con hechos y fecha de efectos | En el momento del despido | Art. 55.1 ET |
| Finiquito | Al terminar la relación laboral | Art. 49.2 ET |
| Baja en la Seguridad Social | 3 días naturales desde el cese | Art. 32 RD 84/1996 |
| Certificado de empresa al SEPE | 10 días desde el cese, por vía electrónica | Art. 1 RD 625/1985 |
| Certificado de retenciones del IRPF | Antes de que se abra el plazo de la declaración de la renta | Art. 108.3 RD 439/2007 |
El finiquito no es una indemnización: es la liquidación de lo devengado y no cobrado. Incluye el salario de los días trabajados del mes, las vacaciones generadas y no disfrutadas, la parte proporcional de las pagas extra y cualquier concepto pendiente (horas, comisiones, dietas). Firmarlo no obliga a renunciar a nada: se puede firmar «no conforme», y la persona tiene derecho a que un representante esté presente en la firma.
Checklist de offboarding
Al conocerse la salida
- Fecha de efectos fijada y comunicada por escrito.
- Cálculo del finiquito iniciado, con las vacaciones pendientes contadas.
- Plan de traspaso: qué lleva esa persona, quién lo recoge y en qué orden.
- Comunicación al equipo, antes de que se entere por el pasillo.
La última semana
- Traspaso de tareas, clientes y contraseñas compartidas, con la persona que las recibe presente.
- Documentación de lo que solo estaba en su cabeza. Una hora de grabación vale más que un manual que nadie escribirá.
- Entrevista de salida, y que la haga alguien que no sea su responsable directo.
- Devolución de equipo, tarjetas, llaves y EPIs, con el mismo documento de entrega que se firmó al llegar.
El último día y después
- Revocación de accesos el mismo día de efectos: correo, aplicaciones, VPN, repositorios, cuentas compartidas, acceso físico.
- Baja en la Seguridad Social dentro de los tres días.
- Finiquito entregado y firmado.
- Certificado de empresa y certificado de retenciones.
- Archivo del expediente: la documentación laboral hay que conservarla aunque la persona ya no esté, y los plazos de conservación no se acaban con la relación.
Los accesos: la parte que más se olvida
Es el punto donde el offboarding deja de ser una cuestión de recursos humanos y pasa a ser de seguridad. Una cuenta de correo que sigue activa un mes después de la salida es una puerta abierta que nadie vigila, y en una auditoría es un hallazgo inmediato.
La causa casi nunca es descuido: es que la lista de accesos no existe en ninguna parte. Se sabe que la persona tenía correo y el ERP, pero nadie recuerda que también tenía acceso al panel de facturación de un proveedor. Esa lista se construye al dar de alta, no al dar de baja.
Los tres errores que más caros salen
1. Empezar sin el alta cursada. Pasa cuando la incorporación se adelanta un día por urgencia del negocio. Es infracción grave, por cada persona, y no admite explicación posterior.
2. Calcular el finiquito sin contar las vacaciones. El error más común y el que más reclamaciones genera. Las vacaciones generadas y no disfrutadas se pagan, siempre, incluidas las del año en curso en proporción al tiempo trabajado.
3. Tratar el offboarding como papeleo. Quien se va hoy es cliente, proveedor, candidato o prescriptor mañana, y cuenta cómo fue su salida con mucho más detalle que cómo fue su entrada. La entrevista de salida, además, es la única fuente honesta que tiene una empresa sobre por qué se va la gente.
Cómo se gestiona esto sin hojas de cálculo
Todo lo anterior cabe en un Excel el primer año. Deja de caber cuando hay varias incorporaciones a la vez, cuando los documentos caducan en fechas distintas para cada persona y cuando quien lleva la lista se va de vacaciones.
Lo que resuelve el problema no es una herramienta más, sino que las tres piezas estén en el mismo sitio: la lista de tareas de cada proceso, con su responsable y su fecha; los documentos exigidos, con quién los ha entregado y cuándo caducan; y el expediente de cada persona, que es donde se mira cuando llega una inspección o una reclamación.
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Seguir leyendo
- 8 errores en el ciclo de vida del empleado, el marco completo del que estas dos puntas forman parte.
- Permisos retribuidos 2026: tabla de días por situación, para lo que ocurre entre la entrada y la salida.
- Registro horario digital obligatorio en 2026, que empieza a contar el primer día de cada persona.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), artículos 8, 14, 34, 49, 53 y 55.
- Real Decreto 84/1996, Reglamento general sobre inscripción de empresas y afiliación (BOE), artículo 32, plazos de alta y baja.
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (BOE), artículos 18, 19 y 22.
- Reglamento del IRPF, Real Decreto 439/2007 (BOE), artículo 108, certificado de retenciones.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los plazos y los permisos pueden estar mejorados por tu convenio colectivo, y la normativa cambia: verifica siempre el texto consolidado vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: septiembre de 2026.
- Onboarding
- Offboarding
- Ciclo del empleado
- Normativa laboral
Preguntas frecuentes
Antes de que empiece a prestar servicios, nunca después. El alta se puede presentar hasta 60 días antes de la fecha de incorporación, y tener a una persona trabajando sin alta previa es una infracción grave por cada persona afectada (artículo 32 del Real Decreto 84/1996).
Copia del contrato, la información y formación en prevención de riesgos del puesto, la información sobre el tratamiento de sus datos, las políticas internas que deba leer y confirmar (protección de datos, seguridad, código de conducta, protocolo de acoso) y el documento de entrega del equipo. Por su parte, la persona aporta DNI o NIE, número de afiliación, certificado de titularidad bancaria, el modelo 145 y la titulación o el permiso que exija el puesto.
El Estatuto de los Trabajadores no fija una cifra general: remite al convenio colectivo o a la costumbre del lugar (artículo 49.1.d). Lo habitual son 15 días. En un despido objetivo sí hay plazo legal: 15 días de preaviso (artículo 53.1.c).
El salario de los días trabajados del mes, las vacaciones generadas y no disfrutadas, la parte proporcional de las pagas extra y cualquier concepto pendiente como horas, comisiones o dietas. No es una indemnización, y firmarlo no obliga a renunciar a nada: se puede firmar como no conforme y se tiene derecho a la presencia de un representante.
Tres días naturales desde el cese. El certificado de empresa se remite al SEPE por vía electrónica en los diez días siguientes, y el certificado de retenciones del IRPF antes de que se abra el plazo de la declaración de la renta.
Es el proceso de salida: papeles, finiquito, devolución de equipo, revocación de accesos, traspaso de conocimiento y entrevista de salida. Importa por dos motivos muy concretos: un acceso que no se revoca es un agujero de seguridad que nadie vigila, y quien se va cuenta cómo fue su salida con mucho más detalle que cómo fue su entrada.
