10 errors en gestionar els fitxatges a RH

Feia sis anys que el registre de jornada era obligatori quan una empresa de quaranta persones va rebre la seva primera acta d’inspecció. No per no fitxar: fitxaven cada dia. Per no poder explicar per què dotze treballadors tenien exactament vuit hores clavades durant catorze mesos seguits.

Els errors en la gestió de fitxatges gairebé mai no són fallades tècniques: són processos sense definir. Els deu més habituals són fitxar per un altre, corregir sense deixar rastre, no registrar les pauses, ignorar els contractes a temps parcial, no conservar els quatre anys, confondre el quadrant amb el que s’ha fitxat, deixar les hores extres fora del registre, no cobrir el teletreball, no comunicar el sistema a la plantilla i mirar les dades només quan ja hi ha un problema.

Aquest article repassa tots deu, cadascun amb com es detecta i com es prevé. No cal canviar d’eina per arreglar-ne la majoria: cal decidir coses que avui ningú no ha decidit.

1. Permetre que una persona fitxi per una altra

És l’error més estès i el que surt més car, perquè invalida tota la resta. Un registre on l’encarregat marca l’entrada del seu equip quan arriba no és un registre de jornada: és una previsió de torn escrita a mà.

Com es detecta: busca fitxatges de diverses persones en el mateix minut exacte, o entrades registrades sempre des del mateix dispositiu. Si deu persones entren a les 08:00:00, no ha fitxat ningú.

Com es prevé: cada persona fitxa amb el seu propi compte, des del seu mòbil o des d’un punt amb identificació individual. I el sistema desa des d’on s’ha fet, que és el que permet demostrar després que va ser ella.

2. Corregir un fitxatge sense deixar rastre del canvi

Els errors de fitxatge existeixen i s’han de poder corregir: algú se’n va anar sense marcar la sortida, un altre va fitxar dues vegades. El problema no és la correcció, és sobreescriure la dada original.

Un registre que es pot editar sense deixar empremta té el mateix valor probatori que un full de càlcul, i aquest és exactament l’argument que fa servir la part contrària en un judici per hores extres.

Com es prevé: tota correcció deixa registrat el valor anterior, el nou, qui el va canviar i quan. No cal impedir els canvis, cal que es vegin.

3. No registrar les pauses, o registrar-les a mitges

Aquí hi ha una confusió de fons que convé aclarir: la llei obliga a registrar l’inici i el final de la jornada, no cada pausa. Però si el teu conveni estableix que la pausa per dinar no és temps de treball, i no la registres, estàs pagant o computant un temps que no pots justificar, o restant-lo sense prova.

El pitjor cas és l’intermedi: pauses registrades quan algú se’n recorda. Això produeix un registre on la meitat dels dies tenen una hora menys que l’altra meitat, sense cap explicació possible.

Com es prevé: decideix si les pauses es registren o no, escriu-ho i aplica-ho igual per a tothom. Una regla clara aplicada al cent per cent val més que una regla perfecta aplicada al seixanta.

4. Tractar els contractes a temps parcial com els altres

Els contractes a temps parcial tenen una obligació addicional que gairebé ningú no compleix: a més del registre diari, cal lliurar al treballador un resum mensual de les hores fetes, ordinàries i complementàries, i conservar-lo quatre anys.

No lliurar-lo té una conseqüència concreta i greu: es presumeix que el contracte s’ha subscrit a jornada completa. No és una multa, és que la jornada passa a ser una altra.

Com es prevé: una plataforma de RH que sàpiga quin contracte té cada persona pot generar aquest resum tota sola. Fer-ho a mà cada mes per a vint persones és el tipus de tasca que es deixa de fer al març.

5. No conservar el registre quatre anys

L’obligació de conservació és de quatre anys, i a disposició de la plantilla, dels representants i de la Inspecció. Un fitxatge que viu en un dispositiu que es va canviar l’any passat, o en un sistema del qual ningú no va exportar res en migrar, no existeix.

Com es detecta: intenta ara mateix treure el registre d’una persona concreta de fa tres anys. Si tardes més de cinc minuts o ho has de demanar a algú, ja saps la resposta.

6. Confondre el quadrant amb el que s’ha fitxat

El quadrant és la previsió; el fitxatge és el fet. Quan algú presenta el quadrant com a registre de jornada, està presentant el que pensava que passaria.

A més, la diferència entre tots dos és la dada més útil que tens. Un mes de quadrant comparat amb un mes de fitxatges et diu quants canvis es produeixen fora del sistema, i aquesta xifra és la mesura real de quant s’assembla la teva planificació a la teva operació.

7. Deixar les hores extres fora del registre

Les hores extraordinàries no són una categoria a part que s’apunti en un altre lloc: surten del mateix registre de jornada, comparant el que s’ha fitxat amb la jornada pactada. Quan es porten en un full a part passen dues coses, i totes dues són dolentes: les dues fonts no quadren, i la que no quadra és la que ensenyes.

Com es prevé: que l’excés es calculi sobre el fitxatge, automàticament, i que es vegi el mateix dia i no en tancar el mes. Una hora extra detectada a temps és una conversa; detectada a la nòmina, és una reclamació.

8. No cobrir el teletreball

La Llei 10/2021 de treball a distància obliga al mateix registre horari, amb la mateixa fidelitat, per a qui treballa des de casa. Moltes empreses van resoldre el control horari presencial amb un terminal a la porta i van deixar el teletreball a l’aire.

El resultat és un registre a dues velocitats: exacte per a qui passa per l’oficina, absent per a qui no hi passa. En una inspecció, el que falta és el que es mira.

Com es prevé: un sistema en què es fitxa des del mòbil o el navegador cobreix tots dos casos sense distingir-los, que és exactament el que demana la norma.

9. No comunicar el sistema a la plantilla

El registre de jornada s’ha de negociar o, si no n’hi ha, consultar amb la representació dels treballadors, i cal informar cada persona de com funciona, quines dades es desen i per a què.

Aquest és l’error que menys es veu venir, perquè no produeix cap símptoma fins que apareix: un sistema tècnicament impecable que ningú no ha comunicat és un tractament de dades personals sense informació prèvia, i això té el seu propi règim sancionador al marge del laboral.

Com es prevé: documenta la implantació, informa per escrit i guarda la prova que cada persona ha rebut aquesta informació. És un requisit d’una sola vegada que evita un problema recurrent.

10. Mirar les dades només quan ja hi ha un problema

Els nou errors anteriors tenen una cosa en comú: tots són visibles a les dades mesos abans de convertir-se en un problema. Ningú no les mira.

Un registre de jornada no és només una obligació: és la millor font d’informació operativa que té una empresa de serveis. Diu quins torns queden sempre descoberts, qui acumula hores sense que ningú ho hagi decidit, quin departament arriba tard de manera sistemàtica i en quines setmanes de l’any la plantilla no dona l’abast.

Com es prevé: una revisió mensual de trenta minuts sobre quatre indicadors. Fitxatges incomplets, diferències entre el quadrant i la realitat, hores extres acumulades per persona i absències sense justificant. Si algun creix tres mesos seguits, aquí hi ha el problema següent.

Què tenen en comú tots deu

Cap d’aquests errors no s’arregla comprant programari, i aquesta és la part incòmoda. S’arreglen decidint: si les pauses compten, qui pot corregir un fitxatge, cada quant es revisa, què es fa quan algú acumula hores.

El que sí que fa una plataforma de RH és que la decisió s’apliqui sola un cop presa, i que la dada quedi desada de manera que es pugui ensenyar. Sense decisions, una eina només automatitza el desordre més de pressa.

Si estàs començant, ordena per risc i no per facilitat: fitxar per un altre, la traçabilitat de les correccions i el resum dels contractes a temps parcial són els tres que tenen conseqüències que no s’arreglen pagant una multa.