Legal
Contrato de encargo del tratamiento
Cuando una empresa usa Quantummycos, los datos de su plantilla son suyos: ella decide para qué se usan y Quantummycos los trata por su cuenta. Este contrato fija cómo.
Actualizado:
01Objeto, partes y aceptación
Este contrato regula el tratamiento de datos personales que [[RAZÓN SOCIAL, S.L.]] (Quantummycos, el «encargado») realiza por cuenta de la empresa cliente (el «responsable») al prestarle el servicio Quantummycos, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
Forma parte de los Términos y condiciones. Se acepta al registrar la empresa en la aplicación, y queda constancia de la fecha de aceptación. Las empresas que contratan por otra vía lo aceptan al formalizar su pedido.
02Descripción del tratamiento
El tratamiento que se encarga es el siguiente.
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Finalidad | Prestar el servicio Quantummycos: control horario, ausencias, turnos, evaluaciones, documentos, informes, avisos por correo y asistente de IA. |
| Naturaleza | Registro, conservación, organización, consulta, envío de comunicaciones y supresión, por medios automatizados. |
| Duración | La del contrato de servicio, más el periodo de conservación del apartado «Fin del encargo». |
| Personas interesadas | Las personas trabajadoras de la empresa cliente y cualquier otra persona a la que la empresa dé acceso a la aplicación. |
| Tipos de datos | Identificativos y de contacto; laborales (puesto, departamento, contrato, jornada, fichajes, ausencias, turnos, evaluaciones, documentos, tareas de incorporación y salida); retributivos, si la empresa los introduce; sexo, fecha de nacimiento, DNI o NIE y número de la Seguridad Social, si la empresa los introduce; ubicación en el fichaje de entrada, si la empresa la activa; indicador voluntario de satisfacción; preguntas al asistente de IA; registros de acceso y de actividad; correos enviados por la plataforma. |
| Categorías especiales | El servicio no las necesita. Si la empresa las introduce (por ejemplo, un parte de baja adjunto a una ausencia), lo hace bajo su responsabilidad. |
03Obligaciones del encargado
Quantummycos se compromete a:
- Tratar los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del responsable, que son este contrato, los Términos y la configuración que la empresa haga del servicio. Si una instrucción infringe la normativa, se lo diremos de inmediato.
- No usarlos para fines propios, no cederlos salvo a los subencargados autorizados y no emplearlos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
- Garantizar que las personas autorizadas a tratarlos se han comprometido a respetar su confidencialidad.
- Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD que se describen en el apartado «Medidas de seguridad» de la Política de privacidad.
- Ayudar al responsable a atender los derechos de las personas interesadas, mediante las funciones de la aplicación (consulta, corrección, exportación y supresión) y trasladándole sin dilación cualquier solicitud que nos llegue directamente.
- Ayudar al responsable a cumplir los artículos 32 a 36 del RGPD (seguridad, violaciones de seguridad, evaluaciones de impacto y consulta previa) con la información de que dispongamos.
- Notificarle sin dilación indebida cualquier violación de la seguridad de sus datos de la que tengamos conocimiento, con la información necesaria para que pueda cumplir sus propias obligaciones.
- Poner a su disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitir las auditorías del apartado correspondiente.
04Subencargados y transferencias internacionales
El responsable autoriza con carácter general a Quantummycos a recurrir a los proveedores que figuran en el apartado «Con quién compartimos los datos» de la Política de privacidad, en la medida en que traten datos de la empresa para prestar el servicio.
Antes de incorporar o sustituir un subencargado, actualizaremos esa lista y lo comunicaremos por correo a la dirección de contacto de la empresa con al menos quince días de antelación. El responsable puede oponerse en ese plazo; si no encontramos una alternativa, puede resolver el contrato sin penalización.
Cada subencargado queda obligado por contrato a las mismas obligaciones de protección de datos que este contrato impone a Quantummycos, que sigue respondiendo de su cumplimiento. Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan siempre en una garantía del Capítulo V del RGPD: decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo.
05Obligaciones del responsable
La empresa cliente, como responsable del tratamiento, se compromete a:
- Contar con una base jurídica para tratar los datos que introduce y haber informado de ello a su plantilla, incluido lo que exigen el artículo 90 de la LOPDGDD y el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores si activa la ubicación en el fichaje.
- Introducir solo los datos necesarios para las finalidades que persigue.
- Asignar los roles y permisos de la aplicación de forma adecuada y custodiar las credenciales de acceso de su personal.
- Dar sus instrucciones por escrito y supervisar el tratamiento.
06Fin del encargo
Mientras la cuenta está activa, la empresa puede exportar sus datos desde la aplicación.
Cuando termina el contrato, los datos se conservan bloqueados durante cuatro años, el plazo en que el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a conservar el registro de jornada, para que pueda cumplir esa obligación. Durante ese tiempo solo se accede a ellos para atender a la propia empresa, a las administraciones competentes o a los tribunales. La empresa puede pedir en cualquier momento que se los devolvamos o que los suprimamos antes. Transcurrido el plazo, se suprimen de forma segura.
07Auditorías, duración y legislación aplicable
El responsable puede solicitar la información que necesite para comprobar el cumplimiento de este contrato escribiendo a info@quantummycos.com. Si además quiere realizar una auditoría, por sí mismo o mediante un auditor independiente obligado a confidencialidad, lo avisará con treinta días de antelación, correrá con su coste y no la repetirá más de una vez al año salvo que haya existido una violación de seguridad.
Este contrato dura lo mismo que el contrato de servicio, y sus obligaciones de confidencialidad y de conservación continúan después. Se rige por la legislación española y por el RGPD.