Desde el plan Professional
Qué le falta a cada persona, sin preguntar uno por uno.
El problema que resuelve
Sabes que a alguien le falta el certificado médico, pero no a quién. El DNI de media plantilla caducó y nadie se enteró porque no hay nada que avise. La política de protección de datos se envió por correo hace dos años y no puedes demostrar que alguien la leyera. Y cuando entra una persona nueva, la lista de lo que hay que pedirle vive en la cabeza de quien lleva RRHH.
Subir un archivo, como una copia del DNI o un certificado, o leer y confirmar, como una política interna. La lectura se cumple con un botón; la subida pasa por aprobación.
Un requisito se exige a toda la plantilla o solo a unos departamentos. Quien entra mañana queda obligado a lo mismo que el resto sin que nadie le cree una lista.
El DNI caduca en la fecha que trae impresa; una política se relee cada doce o veinticuatro meses. Al vencer, el documento vuelve a estar pendiente sin que nadie tenga que acordarse.
Personas en las filas, requisitos en las columnas y un color en cada cruce. Un hueco se ve sin leer nada, que es la diferencia entre revisar el cumplimiento y descubrirlo en una inspección.
Lo que se sube queda esperando revisión, y rechazarlo obliga a escribir por qué. La persona lo ve en su ficha y sabe qué corregir, en vez de recibir un correo que dice que no vale.
Cuando alguien confirma que ha leído el plan de prevención o el código de conducta, queda registrado con la fecha. Es lo que se pide acreditar, y un correo enviado no lo acredita.
Lo que cambia en tu día a día
El gestor documental guarda los documentos que la empresa ya tiene, en carpetas y con permisos. El cumplimiento documental controla los que pide y aún no ha recibido: quién los debe, quién los aprueba y cuándo caducan. Uno archiva, el otro persigue.
Sí. La Ley 31/1995 obliga a informar a cada trabajador de los riesgos de su puesto, y en una inspección lo que se pide es la prueba de que se hizo. Un requisito de lectura guarda quién confirmó y en qué fecha, que es exactamente esa prueba.
Sí, desde su ficha o desde la aplicación móvil, y solo los suyos. Ver lo que se le pide y entregarlo es un permiso distinto de aprobarlo, que sigue siendo de quien gestiona RRHH.
Se desactiva el requisito y deja de pedirse, pero se conserva el histórico de quien ya lo entregó. Eliminarlo borraría la prueba de que aquella persona entregó su documentación en su día, que es justo lo que hay que poder demostrar años después.
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