Compliment normatiu
És legal fitxar en paper o amb Excel el 2026? El que val avui i el que canviarà
Fitxar en paper o amb Excel continua sent legal el 2026, però només si el registre és fiable. Què diu la llei, per què solen fallar davant d’una comprovació i què canviaria si s’aprova el registre digital obligatori.
És legal fitxar en paper o amb Excel el 2026? Sí. A 29 de setembre de 2026 cap norma vigent prohibeix portar el registre de jornada en un full de signatures o en un full de càlcul. Però la resposta completa té un «sempre que» que gairebé ningú llegeix, i és precisament aquí on mira la Inspecció de Treball.
En aquesta guia separem el que exigeix la llei avui, per què el paper i l’Excel solen fallar davant d’una comprovació i què canviaria si s’aprova el reial decret que faria el registre exclusivament digital.
En resum. Fitxar en paper o amb Excel és legal avui si el registre és fiable: diari, amb l’hora d’inici i de final de cada persona, conservat quatre anys i a disposició de la plantilla, dels seus representants i de la Inspecció. El Ministeri ho resumeix així: val qualsevol sistema que doni informació «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». L’esborrany del reial decret exigiria mitjans digitals i deixaria el paper només per a incidències tècniques, però en aquesta data no s’ha publicat al BOE.
Què diu la llei vigent sobre el format
L’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors obliga a registrar la jornada dia a dia, amb l’horari concret d’inici i de finalització, a conservar els registres durant quatre anys i a tenir-los a disposició de les persones treballadores, de la seva representació legal i de la Inspecció de Treball. No diu res del suport.
La Guia sobre el registre de jornada del Ministeri de Treball ho va aclarir el 2019 amb una frase que val la pena llegir a poc a poc:
«Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.»
El paper està permès. El que no està permès és un registre que es pugui refer després. Aquest criteri ve del Tribunal de Justícia de la Unió Europea, que en la sentència del 14 de maig de 2019 (assumpte C-55/18) va exigir als Estats que les empreses tinguin un sistema objectiu, fiable i accessible per computar la jornada de cada treballador.
A aquesta obligació general se n’hi afegeixen dues més que afecten directament el format:
- Contractes a temps parcial (art. 12.4.c de l’Estatut): la jornada es registra dia a dia i es totalitza mensualment, i la persona rep amb la nòmina el resum de totes les hores del mes, ordinàries i complementàries.
- Hores extraordinàries (art. 35.5): es registren dia a dia, es totalitzen en el període de pagament i la persona rep còpia del resum amb el rebut de salaris.
On fallen el paper i l’Excel
Cap dels dos no està prohibit, però cap dels dos no demostra per si mateix que és fiable. La diferència es veu millor en una taula:
| El que es comprova | Full de signatures | Excel compartit | Sistema digital amb historial |
|---|---|---|---|
| Qui va anotar l’hora? | Es dedueix de la signatura, si n’hi ha | No hi consta | Hi consta cada persona |
| Quan es va anotar? | No se sap: es pot omplir a final de mes | No se sap | L’hora exacta del fitxatge |
| Es va canviar res després? | Ratllades o un full nou | Se sobreescriu sense rastre | Queda qui, quan i per què |
| Es pot consultar al moment? | Només a l’oficina, si es troba | Depèn de qui tingui el fitxer | Sí, per persona i període |
| Hi ha els quatre anys? | Caixes d’arxiu | Versions soltes | Conservats i exportables |
El problema de l’Excel no és que sigui un full de càlcul, sinó que qualsevol persona amb accés pot canviar una cel·la sense que ningú ho sàpiga. El full de signatures té el problema contrari: se sol signar de cop a final de setmana o de mes, amb hores «de llibre» que coincideixen al minut amb l’horari teòric. Quan totes les entrades són a les 9:00 i totes les sortides a les 18:00, el registre descriu el contracte, no la jornada.
Davant d’una comprovació, un registre així és un document que l’empresa ha de defensar, no una prova que la protegeixi. I no portar un registre fiable és una infracció greu, amb multes de 751 a 7.500 euros (ho detallem a quant són les multes per no portar el registre horari).
Què canviaria amb el reial decret de registre digital
El Ministeri de Treball va sotmetre a audiència pública el 9 d’octubre de 2025 un projecte de reial decret que desplega el registre de jornada. Aquests són els punts d’aquell text que afecten el paper i l’Excel. És un esborrany: el Consell d’Estat va emetre un dictamen desfavorable el 23 de març de 2026 i el Govern encara no l’ha aprovat.
- Mitjans digitals (art. 2.1): totes les empreses garantirien el registre diari de la jornada de cada persona «por medios digitales».
- Fitxatge personal i immediat (art. 4.a): cada anotació es faria de manera lliure, personal, directa i immediata en començar i en acabar. Omplir la setmana el divendres deixaria de valer.
- Canvis amb empremta (arts. 2.2.b i 4.b): una anotació no es podria modificar sense l’autorització de l’empresa i de la persona, i el registre hauria de reflectir una empremta clara i indeleble dels canvis i de la seva autoria.
- El paper, només d’emergència (art. 4.d): si una incidència tècnica justificada impedeix fitxar en digital, s’anotaria per un altre mitjà i es passaria al sistema digital tan aviat com fos possible.
- Entrada en vigor (disposició final cinquena): als vint dies de la publicació al BOE. El Consell d’Estat va considerar aquest termini insuficient, així que és un dels punts que poden canviar.
Si el text final manté l’article 2.1, el full de signatures i l’Excel deixaran de ser un sistema vàlid. Fins aleshores ho són, amb el requisit de fiabilitat que ja exigeix la llei. A la nostra guia sobre en quin punt és el reial decret del registre horari digital mantenim la cronologia al dia.
Si avui fitxes en paper o amb Excel
No cal canviar-ho tot demà, però sí deixar de dependre de la bona fe. Mentre continuïs amb paper o Excel, això redueix el risc:
- Anotació diària, no mensual. Cada persona anota l’entrada i la sortida el mateix dia, amb l’hora real.
- Fulls numerats i sense buits, que no es puguin substituir ni completar després.
- Res d’hores rodones. Si totes les entrades són a les 9:00 en punt, el registre perd credibilitat.
- Pauses i hores extra anotades, no només l’entrada i la sortida.
- Còpia a la persona i als seus representants quan la demanin, i el resum mensual amb la nòmina en els contractes a temps parcial.
- Quatre anys arxivats, ordenats per persona i mes.
Com passar a digital en cinc passos
- Inventari. Qui fitxa, des d’on (oficina, mòbil, teletreball) i amb quins horaris.
- Un sistema amb historial de canvis, que desi qui corregeix un fitxatge i per què, i que exporti per persona i període.
- Protocol. Com es fitxa, com es corregeix un oblit i qui l’autoritza. La norma del 2019 ja demana organitzar el registre per conveni, per acord d’empresa o, si no n’hi ha, per decisió de l’empresa amb consulta prèvia a la representació legal.
- Formació. Deu minuts per persona són suficients si el sistema és senzill.
- Conserva el que tenies. Els registres en paper o Excel dels últims quatre anys continuen sent obligatoris encara que canviïs de sistema.
Com ho resol Quantummycos
A Quantummycos cada persona fitxa des del mòbil o l’ordinador, i l’hora queda desada en el moment, sense omplir res a mà. Ningú no pot editar els seus propis fitxatges. Si algú s’oblida de fitxar, ho corregeix un administrador amb un motiu obligatori, i el fitxatge conserva el que hi havia abans, el que hi ha després, qui el va canviar i quan. No se sobreescriu res.
L’informe de registre de jornada surt en PDF per persona i mes, amb entrades, sortides, pauses, les hores extra de cada dia, com es va registrar cada jornada (fitxada, corregida o manual), un annex amb totes les correccions i els requadres de signatura. I en Excel per treballar amb les dades. El tens a punt el dia que te’l demanin, amb reial decret o sense.
Pots veure com funciona el control horari o entrar a l’aplicació i provar-lo amb el teu equip.
Continua llegint
- Registre horari digital: què és obligatori avui i en quin punt es troba el reial decret, amb la cronologia completa.
- Multes per no portar el registre horari el 2026, amb les quanties i com es graduen.
- Accés remot de la Inspecció de Treball al registre horari, el que demana l’esborrany i què cal preparar ja.
- 10 errors en gestionar els fitxatges a RH, els que es repeteixen a gairebé totes les empreses.
- Registre de jornada, al diccionari de RH, la definició en una frase.
Fonts
- Reial decret legislatiu 2/2015, text refós de la Llei de l’Estatut dels Treballadors (BOE), articles 12.4.c, 34.9 i 35.5.
- Guia sobre el registre de jornada (Ministeri de Treball).
- Sentència del Tribunal de Justícia de la UE del 14 de maig de 2019, assumpte C-55/18.
- Projecte de reial decret que desplega l’Estatut dels Treballadors en matèria de registre de jornada, text d’audiència pública (Ministeri de Treball, octubre de 2025), articles 2 i 4 i disposicions finals tercera i cinquena.
- Reial decret legislatiu 5/2000, text refós de la Llei sobre infraccions i sancions en l’ordre social (BOE), articles 7.5 i 40.1.b.
Aquest article té caràcter informatiu i no constitueix assessorament jurídic. La tramitació del registre horari digital continua oberta: verifica sempre el text consolidat vigent al BOE i consulta la teva assessoria laboral. Última revisió: 29 de setembre de 2026.
- Registre de jornada
- Control horari
- Fitxatges
- Normativa laboral
Preguntes freqüents
Sí, mentre no es publiqui el reial decret que exigiria mitjans digitals. L’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors no fixa el suport, però exigeix un registre diari de l’hora d’inici i de final, conservat quatre anys i a disposició de la plantilla, dels seus representants i de la Inspecció. Un full signat cada dia amb l’hora real compleix; un full omplert a final de mes, difícilment.
Val si és fiable, i aquí hi ha el problema: un Excel es pot modificar sense deixar rastre i no acredita quan es va escriure cada hora. La Guia del Ministeri de Treball exigeix informació fiable, inmodificable i no manipulable a posteriori, cosa que un full de càlcul compartit no garanteix per si sol.
Quan es publiqui al BOE el reial decret de registre digital i passi el termini d’entrada en vigor, que en el text d’audiència pública era de vint dies. A 29 de setembre de 2026 no s’ha publicat. Fins i tot aleshores, l’esborrany permet anotar per un altre mitjà durant una incidència tècnica justificada i passar-ho després al sistema digital.
No portar un registre fiable és una infracció greu de l’article 7.5 de la LISOS, amb multa de 751 a 7.500 euros segons el grau. El grau depèn, entre altres criteris, de la intencionalitat, del nombre de treballadors afectats i de si l’empresa ja havia desatès un requeriment de la Inspecció.
No. Els registres es conserven quatre anys, així que els fulls o els Excel anteriors al canvi es guarden fins que es compleixi aquest termini per a cada mes.
No segons l’esborrany. La disposició final tercera preveu que en el servei de la llar familiar el registre es pugui fer per qualsevol mitjà proporcionat a les capacitats i els recursos de la persona ocupadora i de la treballadora, sempre que garanteixi l’obligació de manera efectiva.
