Cumplimiento normativo
¿Es legal fichar en papel o con Excel en 2026? Lo que vale hoy y lo que cambiará
Fichar en papel o con Excel sigue siendo legal en 2026, pero solo si el registro es fiable. Qué dice la ley, por qué suelen fallar ante una comprobación y qué cambiaría si se aprueba el registro digital obligatorio.
¿Es legal fichar en papel o con Excel en 2026? Sí. A 29 de septiembre de 2026 ninguna norma en vigor prohíbe llevar el registro de jornada en una hoja de firmas o en una hoja de cálculo. Pero la respuesta completa tiene un «siempre que» que casi nadie lee, y es precisamente ahí donde mira la Inspección de Trabajo.
En esta guía separamos lo que exige la ley hoy, por qué el papel y el Excel suelen fallar ante una comprobación y qué cambiaría si se aprueba el real decreto que haría el registro exclusivamente digital.
En corto. Fichar en papel o con Excel es legal hoy si el registro es fiable: diario, con la hora de inicio y de fin de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. El Ministerio lo resume así: vale cualquier sistema que dé información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori». El borrador del real decreto exigiría medios digitales y dejaría el papel solo para incidencias técnicas, pero a esta fecha no se ha publicado en el BOE.
Qué dice la ley vigente sobre el formato
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada día a día, con el horario concreto de inicio y de finalización, a conservar los registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo. No dice nada del soporte.
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo lo aclaró en 2019 con una frase que conviene leer despacio:
«Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador.»
El papel está permitido. Lo que no está permitido es un registro que se pueda rehacer después. Ese criterio viene del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, que en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) exigió a los Estados que las empresas tengan un sistema objetivo, fiable y accesible para computar la jornada de cada trabajador.
A esa obligación general se suman dos más que afectan directamente al formato:
- Contratos a tiempo parcial (art. 12.4.c del Estatuto): la jornada se registra día a día y se totaliza mensualmente, y la persona recibe con la nómina el resumen de todas las horas del mes, ordinarias y complementarias.
- Horas extraordinarias (art. 35.5): se registran día a día, se totalizan en el periodo de pago y la persona recibe copia del resumen con su recibo de salarios.
Dónde fallan el papel y el Excel
Ninguno de los dos está prohibido, pero ninguno de los dos demuestra por sí mismo que es fiable. La diferencia se ve mejor en una tabla:
| Lo que se comprueba | Hoja de firmas | Excel compartido | Sistema digital con historial |
|---|---|---|---|
| ¿Quién anotó la hora? | Se deduce de la firma, si la hay | No consta | Consta cada persona |
| ¿Cuándo se anotó? | No se sabe: se puede rellenar a final de mes | No se sabe | La hora exacta del fichaje |
| ¿Se cambió algo después? | Tachones o una hoja nueva | Se sobrescribe sin rastro | Queda quién, cuándo y por qué |
| ¿Se puede consultar al momento? | Solo en la oficina, si se encuentra | Depende de quién tenga el archivo | Sí, por persona y periodo |
| ¿Están los cuatro años? | Cajas de archivo | Versiones sueltas | Conservados y exportables |
El problema del Excel no es que sea una hoja de cálculo, sino que cualquiera con acceso puede cambiar una celda sin que nadie lo sepa. La hoja de firmas tiene el problema contrario: suele firmarse de golpe a final de semana o de mes, con horas «de libro» que coinciden al minuto con el horario teórico. Cuando todas las entradas son a las 9:00 y todas las salidas a las 18:00, el registro describe el contrato, no la jornada.
Ante una comprobación, un registro así es un documento que la empresa tiene que defender, no una prueba que la respalde. Y no llevar un registro fiable es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros (lo detallamos en cuánto son las multas por no llevar el registro horario).
Qué cambiaría con el real decreto de registro digital
El Ministerio de Trabajo sometió a audiencia pública el 9 de octubre de 2025 un proyecto de real decreto que desarrolla el registro de jornada. Estos son los puntos de ese texto que afectan al papel y al Excel. Es un borrador: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026 y el Gobierno todavía no lo ha aprobado.
- Medios digitales (art. 2.1): todas las empresas garantizarían el registro diario de la jornada de cada persona «por medios digitales».
- Fichaje personal e inmediato (art. 4.a): cada anotación se haría «de forma libre, personal, directa e inmediata» al empezar y al terminar. Rellenar la semana el viernes dejaría de valer.
- Cambios con huella (arts. 2.2.b y 4.b): una anotación no podría modificarse sin autorización de la empresa y de la persona, y el registro tendría que reflejar «una huella clara e indeleble» de los cambios y de su autoría.
- El papel, solo de emergencia (art. 4.d): si una incidencia técnica justificada impide fichar en digital, se anotaría por otro medio y se pasaría al sistema digital en cuanto fuera posible.
- Entrada en vigor (disposición final quinta): a los veinte días de su publicación en el BOE. El Consejo de Estado consideró ese plazo insuficiente, así que es uno de los puntos que pueden cambiar.
Si el texto final mantiene el artículo 2.1, la hoja de firmas y el Excel dejarán de ser un sistema válido. Hasta entonces lo son, con el requisito de fiabilidad que ya exige la ley. En nuestra guía sobre en qué punto está el real decreto del registro horario digital mantenemos la cronología al día.
Si hoy fichas en papel o con Excel
No hace falta cambiarlo todo mañana, pero sí dejar de depender de la buena fe. Mientras sigas con papel o Excel, esto reduce el riesgo:
- Anotación diaria, no mensual. Cada persona anota su entrada y su salida el mismo día, con la hora real.
- Hojas numeradas y sin huecos, que no se puedan sustituir ni completar después.
- Nada de horas redondas. Si todas las entradas son a las 9:00 en punto, el registro pierde credibilidad.
- Pausas y horas extra anotadas, no solo la entrada y la salida.
- Copia a la persona y a sus representantes cuando la pidan, y el resumen mensual con la nómina en los contratos a tiempo parcial.
- Cuatro años archivados, ordenados por persona y mes.
Cómo pasar a digital en cinco pasos
- Inventario. Quién ficha, desde dónde (oficina, móvil, teletrabajo) y con qué horarios.
- Un sistema con historial de cambios, que guarde quién corrige un fichaje y por qué, y que exporte por persona y periodo.
- Protocolo. Cómo se ficha, cómo se corrige un olvido y quién lo autoriza. La norma de 2019 ya pide organizar el registro por convenio, por acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal.
- Formación. Diez minutos por persona bastan si el sistema es sencillo.
- Conserva lo anterior. Los registros en papel o Excel de los últimos cuatro años siguen siendo obligatorios aunque cambies de sistema.
Cómo lo resuelve Quantummycos
En Quantummycos cada persona ficha desde el móvil o el ordenador, y la hora queda guardada en el momento, sin rellenar nada a mano. Nadie puede editar sus propios fichajes. Si alguien olvida fichar, lo corrige un administrador con un motivo obligatorio, y el fichaje conserva lo que había antes, lo de después, quién lo cambió y cuándo. Nada se sobrescribe.
El informe de registro de jornada sale en PDF por persona y mes, con entradas, salidas, pausas, las horas extra de cada día, cómo se registró cada jornada (fichado, corregido o manual), un anexo con todas las correcciones y los recuadros de firma. Y en Excel para trabajar con los datos. Lo tienes listo el día que te lo pidan, con real decreto o sin él.
Puedes ver cómo funciona el control horario o entrar en la aplicación y probarlo con tu equipo.
Seguir leyendo
- Registro horario digital en España: qué es obligatorio hoy y en qué punto está el real decreto, con la cronología completa.
- Multas por no llevar el registro horario en 2026, con las cuantías y cómo se gradúan.
- Acceso remoto de la Inspección de Trabajo al registro horario, lo que pide el borrador y qué preparar ya.
- 10 errores al gestionar fichajes en RRHH, los que se repiten en casi todas las empresas.
- Registro de jornada, en el diccionario de RRHH, la definición en una frase.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (BOE), artículos 12.4.c, 34.9 y 35.5.
- Guía sobre el registro de jornada (Ministerio de Trabajo).
- Sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18.
- Proyecto de real decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, texto de audiencia pública (Ministerio de Trabajo, octubre de 2025), artículos 2, 4 y disposiciones finales tercera y quinta.
- Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE), artículos 7.5 y 40.1.b.
Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La tramitación del registro horario digital sigue abierta: verifica siempre el texto consolidado vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: 29 de septiembre de 2026.
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Preguntas frecuentes
Sí, mientras no se publique el real decreto que exigiría medios digitales. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no fija el soporte, pero exige un registro diario de la hora de inicio y de fin, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección. Una hoja firmada cada día con la hora real cumple; una hoja rellenada a final de mes, difícilmente.
Vale si es fiable, y ahí está el problema: un Excel se puede modificar sin dejar rastro y no acredita cuándo se escribió cada hora. La Guía del Ministerio de Trabajo exige información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori», algo que una hoja de cálculo compartida no garantiza por sí sola.
Cuando se publique en el BOE el real decreto de registro digital y pase su plazo de entrada en vigor, que en el texto de audiencia pública era de veinte días. A 29 de septiembre de 2026 no se ha publicado. Incluso entonces, el borrador permite anotar por otro medio durante una incidencia técnica justificada y pasarlo después al sistema digital.
No llevar un registro fiable es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multa de 751 a 7.500 euros según el grado. El grado depende, entre otros criterios, de la intencionalidad, del número de trabajadores afectados y de si la empresa ya había desatendido un requerimiento de la Inspección.
No. Los registros se conservan cuatro años, así que las hojas o los Excel anteriores al cambio se guardan hasta que se cumpla ese plazo para cada mes.
No según el borrador. Su disposición final tercera prevé que en el servicio del hogar familiar el registro pueda hacerse por cualquier medio proporcionado a las capacidades y recursos de la persona empleadora y de la trabajadora, siempre que garantice la obligación de forma efectiva.
