Real Decreto 723/2026: la información por escrito que debes dar a cada trabajador (con checklist)

El Real Decreto 723/2026 obliga a toda empresa a informar por escrito a cada persona que contrata, antes de que empiece a trabajar, de los elementos esenciales de su contrato. Son 17 apartados, que van del salario base y cada complemento por separado al convenio, el plan de igualdad o los algoritmos que deciden sobre su trabajo. Está en vigor desde el 5 de octubre de 2026, se aplica a las relaciones laborales de más de cuatro semanas y sustituye por completo al Real Decreto 1659/1998, que daba dos meses de margen.

Debajo tienes el checklist apartado por apartado y cómo incluirlo en la incorporación. El resumen de la norma está en información del contrato por escrito.

En corto. En toda relación laboral de más de cuatro semanas, la empresa da por escrito antes del primer día los 17 apartados del artículo 3.2 del Real Decreto 723/2026, salvo lo que ya diga el contrato escrito. Cada cambio se comunica lo antes posible y, como tarde, el día en que surte efecto. Vale el papel o el formato electrónico si la persona puede abrirlo, guardarlo e imprimirlo y la empresa conserva la prueba de la entrega. A quien ya trabajaba el 5 de octubre de 2026 se le da si la pide, en 30 días hábiles. El modelo del SEPE es voluntario. No cumplir es una infracción leve: de 70 a 750 euros.

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Qué es el Real Decreto 723/2026 y a quién se aplica

Es el Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE núm. 228, de 15 de septiembre de 2026). Desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores, transpone en parte la Directiva (UE) 2019/1152 y deroga por completo el Real Decreto 1659/1998. Está en vigor desde el 5 de octubre de 2026.

• Obliga a todas las empresas, en las relaciones de más de cuatro semanas (art. 2.2).
• Tienen reglas propias las relaciones laborales especiales, el empleo público y, sea cual sea la duración, la pesca y la gente de mar en buques de bandera española (arts. 2.3 a 2.6).

El real decreto no aclara cómo se cuentan las cuatro semanas: si un contrato corto puede alargarse, lo práctico es informar desde el principio.

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Qué información hay que dar por escrito al trabajador: el checklist

Lo que ya figura en el contrato escrito que tiene la persona no se repite (art. 3.1); el resto va en uno o más documentos aparte (art. 6.1). «Admite remisión» significa que basta con citar la ley o el convenio de forma precisa (art. 3.3). Todo se da antes del primer día, salvo lo que diga la propia fila.

Dato	Qué escribir	Artículo
Partes	La identidad de la empresa y de la persona.	Art. 3.2.a
Fechas	El inicio y, si es temporal, el fin o la duración previsible.	Art. 3.2.b
Lugar de trabajo	El domicilio social y el centro habitual; en trabajo a distancia, el centro de adscripción. Si trabaja en varios centros, en centros móviles o itinerantes o elige dónde trabajar, se dice.	Art. 3.2.c
Funciones	El contenido del trabajo. Si es temporal, la causa concreta, las circunstancias que la justifican y su relación con la duración.	Art. 3.2.d
Categoría	La categoría o el grupo profesional, con una descripción resumida del puesto.	Art. 3.2.e
Salario	El salario base y cada complemento por separado, su periodicidad y su forma de pago (admite remisión). Del variable, cómo se calcula y qué criterios lo dan.	Art. 3.2.f
Jornada	La duración y el horario diario, semanal y anual, con el trabajo nocturno o a turnos; cómo se modifica; las horas extra y su pago; la duración de las vacaciones y cómo se fijan (admite remisión).	Art. 3.2.g, 1.º a 4.º
Distribución irregular	El sistema, las horas y los días de referencia y el preaviso mínimo para empezar o cancelar una tarea. En un fijo discontinuo, los periodos de actividad e inactividad o su estimación, que se concreta en el llamamiento.	Art. 3.2.g, 5.º
Periodo de prueba	Si se pacta, su duración y las experiencias que cada parte debe realizar (admite remisión).	Art. 3.2.h
Formación	El derecho a la formación que da la empresa (admite remisión).	Art. 3.2.i
ETT	La empresa usuaria y la causa de cada contrato de puesta a disposición.	Art. 3.2.j
Algoritmos	Si hay sistemas algorítmicos o automatizados de decisión y, si se usan para condiciones como la jornada, las tareas, el salario, la promoción, el lugar de trabajo o la extinción del contrato, sus pautas, criterios y reglas.	Art. 3.2.k
Igualdad y acoso	Si hay plan de igualdad y cuál es, la política de conciliación si la empresa tiene una que adapte o desarrolle la mínima legal, y el protocolo contra el acoso sexual y por razón de sexo.	Art. 3.2.l
Medidas LGTBI	Las medidas planificadas, si la empresa las tiene.	Art. 3.2.m
Fin del contrato	El procedimiento, los requisitos formales y los preavisos o, si aún no se pueden concretar, cómo se fijarán (admite remisión).	Art. 3.2.n
Convenio	Cada convenio con su código, su fecha de publicación, su vigencia y, si es el caso, su ultraactividad.	Art. 3.2.o
Seguridad Social	La mutua o entidad de cada contingencia, la colaboración directa de la empresa, las mejoras voluntarias y los planes de pensiones con sus aportaciones (admite remisión).	Art. 3.2.p
Posibles cambios	Cuándo pueden cambiar las funciones, la categoría, el salario o la jornada, y con qué procedimiento.	Art. 3.2.q
Trabajo en el extranjero	El país, la duración, la moneda del salario, las retribuciones y los gastos del desplazamiento, y si hay repatriación. Si es un desplazamiento a la UE o al Espacio Económico Europeo dentro de una prestación de servicios transnacional, también la retribución que le corresponde en el país de acogida, el reembolso de gastos y el enlace a su portal oficial de desplazamiento. La moneda y esa retribución admiten remisión. Se da antes de la partida, si cada periodo supera cuatro semanas seguidas.	Arts. 4 y 7.2
Cualquier cambio	La modificación de cualquiera de estos datos, lo antes posible y, como tarde, el día en que surta efecto.	Arts. 5 y 7.3

Dos huecos fáciles de dejar: no separar los complementos («28.000 euros brutos al año» no basta) y no explicar la fórmula del variable («bonus según objetivos» no dice cómo se calcula).

¿Vale con poner «según convenio»?

Solo en lo que la tabla marca con «admite remisión» (arts. 3.3 y 4.2), y con una referencia precisa: «según convenio» no lo es; nombrar el convenio, su código y la tabla o el artículo que fija el dato, sí. Lo demás va con datos concretos; para los algoritmos lo recordó la Agencia Española de Protección de Datos el 7 de octubre de 2026. Esa información no sustituye al derecho de la representación legal a conocer sus reglas (art. 64.4.d ET), explicado en información y consulta a la representación legal.

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Cuándo hay que dar la información por escrito y cómo se comunica un cambio

Antes de que empiece la relación laboral (art. 7.1). Si la persona va a trabajar en el extranjero, antes de su partida (art. 7.2).

Cada cambio, por escrito, lo antes posible y, como tarde, el día en que surte efecto (arts. 5.1 y 7.3): una subida, otro centro, horario o turno, otras funciones, un convenio nuevo, otra mutua o un algoritmo nuevo. La excepción es el dato que se dio por remisión cuando cambia la ley o el convenio citado (art. 5.2): si el documento remitía a las tablas del convenio y estas se actualizan, no hace falta escribir; si daba la cifra del salario, sí.

Ese plazo es un máximo, no un preaviso, y no sustituye a los preavisos del Estatuto (art. 8.1 del real decreto): una modificación sustancial de condiciones individual se notifica con 15 días de antelación (art. 41.3 ET) y la distribución irregular de la jornada se avisa con 5 días (art. 34.2 ET). El real decreto pide informar, no el consentimiento de la persona: si un cambio necesita su acuerdo, lo exige otra norma.

Con el Real Decreto 1659/1998 había dos meses desde el inicio para darla y un mes para comunicar cada cambio.

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Cómo se entrega la información por escrito: papel, correo o portal del empleado

Se entrega en uno o más documentos escritos (art. 6.1), en papel o en formato electrónico, siempre que la persona pueda acceder a ellos, guardarlos e imprimirlos y la empresa conserve la prueba de la transmisión o de la recepción (art. 6.2). Con una discapacidad o una capacidad intelectual límite, además, la información tiene que ser accesible y comprensible para esa persona (art. 6.3).

• La firma no es obligatoria. El modelo del SEPE solo trae el recuadro de firma de quien representa a la empresa.
• Un correo con el PDF vale si la persona usa ese buzón: prueba el envío, no la lectura. Un recibí firmado prueba la recepción.
• Un portal del empleado encaja si la persona entra cuando quiere, puede descargar el documento y consta cuándo se le dejó.

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Qué pasa con los contratos que ya estaban en vigor el 5 de octubre de 2026

La disposición transitoria única distingue dos casos:

• A quien la pida, la información en 30 días hábiles desde que la empresa recibe la solicitud, salvo que ya la tenga.
• A todos, lo pidan o no, cada cambio desde el 5 de octubre de 2026, como tarde el día en que surta efecto.

No hay que repartírsela a toda la plantilla de golpe, pero conviene anotar cada solicitud con su fecha de recepción: el real decreto no aclara cómo se cuentan esos días hábiles, así que mejor no apurarlos. Y si el contrato antiguo no separa los complementos o no cita el código del convenio, el primer cambio es un buen momento para dar el documento completo.

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¿Es obligatorio el modelo de documento informativo del SEPE?

No. La obligación no depende de él (disposición adicional primera) y vale una plantilla propia con todos los datos. El SEPE lo publicó el 5 de octubre de 2026, en castellano, catalán, gallego, euskera y valenciano, en su página de modelos de contrato.

• Son 11 páginas: un bloque general de la A a la O, otro para el trabajo en el extranjero y otro para los desplazamientos en la UE, con un asterisco en lo que admite remisión.
• Es un formulario protegido: para firmarlo electrónicamente se imprime a PDF con «Microsoft Print to PDF»; si no, se firman en el margen izquierdo todas las páginas cumplimentadas.
• Cuatro epígrafes se quedan cortos: el de formación habla solo de la obligatoria para el puesto; el de algoritmos, de los ligados a las condiciones de trabajo; el de convenio no pide el código, la fecha de publicación ni la vigencia, y el de Seguridad Social, ni las mejoras voluntarias ni los planes de pensiones con sus aportaciones. Manda el real decreto.

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Qué multa hay por no informar por escrito

Es una infracción leve del artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS): no informar por escrito de los elementos esenciales del contrato «en los términos y plazos establecidos reglamentariamente».

Grado	Multa	Base legal
Mínimo	De 70 a 150 euros	Art. 40.1.a LISOS
Medio	De 151 a 370 euros	Art. 40.1.a LISOS
Máximo	De 371 a 750 euros	Art. 40.1.a LISOS

El grado depende, entre otros criterios, de la negligencia o la intención, de los requerimientos desatendidos, de la cifra de negocios y del número de personas afectadas (art. 39.2). Repetirla en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción firme puede duplicar la multa, sin pasar de 750 euros (art. 41). Sí es grave, de 751 a 7.500 euros, no formalizar por escrito el contrato cuando es obligatorio o lo pide la persona (art. 7.1).

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Cómo incluir la información por escrito en la incorporación, paso a paso

1. Reúne los datos: contrato, nómina, convenio, mutua, plan de pensiones, igualdad y sistemas automatizados de decisión.
2. Separa lo común de lo individual. El convenio, el plan de igualdad, el protocolo contra el acoso y las medidas LGTBI se preparan una vez; el salario, la jornada, el centro y el periodo de prueba son de cada persona.
3. Compara con el contrato y redacta lo que falte, con una plantilla propia o con el modelo del SEPE.
4. Entrégalo antes del primer día, igual que el alta en la Seguridad Social.
5. Guarda la prueba: la versión exacta, la fecha y el medio.
6. Decide quién comunica cada cambio, por escrito y a tiempo, y quién atiende las solicitudes de quien ya trabajaba en la empresa el 5 de octubre de 2026.

El resto de lo que toca antes del primer día está en la guía de onboarding y offboarding.

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Qué hace Quantummycos y qué sigue siendo de la empresa

Quantummycos no redacta ni genera el documento informativo: eso es de la empresa o de su asesoría. Lo deja donde la persona lo encuentra y guarda constancia.

• En la carpeta de cada persona (Professional y Enterprise), con quién lo subió y cuándo, aunque no si lo abrió. Ella lo ve en la web y en la app desde que acepta su invitación, y lo descarga desde la web: invítala antes de su primer día.
• Lectura confirmada y recibí (Enterprise). Con Cumplimiento documental, el convenio o el plan de igualdad van como «Leer y confirmar», con la fecha en que cada persona lo confirmó, y la copia con el recibí firmado por la persona, como una entrega que ella sube y RRHH aprueba.
• Una tarea del alta (Enterprise). Con Onboarding y Offboarding, cada tarea lleva responsable y un día contado desde que arranca el proceso: el día 0, que la aplicación muestra como «El primer día», es el día en que lo inicias. Si lo haces al darla de alta en Quantummycos, antes de que empiece a trabajar, «Entregar el documento informativo» queda en su lista desde ese momento, con quién la dio por hecha y cuándo.
• Los datos de partida, en la ficha (todos los planes): tipo de contrato, fecha de incorporación, puesto, jornada, vacaciones y, solo para quien administra la empresa, el salario base anual y el total de los complementos, que hay que desglosar.

Puedes ver cómo funciona el repositorio de archivos, comparar los planes en precios o entrar en la aplicación y probarlo con tu equipo.

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Seguir leyendo

• Onboarding y offboarding: checklist completo y plazos legales 2026.
• Obligaciones laborales de una empresa según su número de trabajadores (2026).
• Registro retributivo 2026: qué es, quién está obligado y cómo hacerlo paso a paso.
• Convenio colectivo y modificación sustancial de condiciones, en el diccionario de RRHH.

Fuentes

• Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, por el que se transpone la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles en la Unión Europea (BOE), artículos 2 a 8 y disposiciones adicional primera, transitoria única y derogatoria única.
• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), artículos 8.5, 34.2, 41.3 y 64.4.d.
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto consolidado (BOE), artículos 6.4, 7.1, 39, 40.1 y 41.
• Real Decreto 1659/1998, derogado con efectos de 5 de octubre de 2026 (BOE).
• Directiva (UE) 2019/1152 (EUR-Lex), artículos 4 y 5.
• Modelo de documento informativo del SEPE y su nota del 5 de octubre de 2026.
• Sistemas algorítmicos en el ámbito laboral (Agencia Española de Protección de Datos, 7 de octubre de 2026).

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El convenio colectivo y la norma propia de cada relación laboral pueden concretar estas obligaciones: verifica siempre el texto vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: noviembre de 2026.