Registro retributivo 2026: qué es, quién está obligado y cómo hacerlo paso a paso

El registro retributivo es el documento en el que una empresa recoge, separado por sexo, lo que cobra su plantilla: la media y la mediana de cada concepto (el salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial), por grupo profesional, categoría o puesto. Lo exigen el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 902/2020 a todas las empresas, también a las que tienen una sola persona contratada.

Aquí tienes qué datos lleva, quién puede verlo, cuándo hay que justificar una diferencia del 25 %, qué multa hay por no tenerlo y qué cambia con la Directiva europea de transparencia retributiva, con un ejemplo y los pasos para hacerlo.

En corto. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas desde el 14 de abril de 2021, con toda la plantilla dentro, directivos incluidos. Recoge la media y la mediana de lo realmente percibido, separadas por sexo, por grupo, categoría o puesto y por cada concepto. Se hace normalmente por año natural, hay que consultarlo antes con la representación legal (al menos diez días) y, en empresas de 50 o más personas, una diferencia del 25 % entre sexos tiene que justificarse en el propio registro.

Qué es el registro retributivo (o registro salarial)

Es la herramienta con la que la ley quiere que se vea si mujeres y hombres cobran lo mismo por el mismo trabajo o por un trabajo de igual valor. No es una lista de sueldos con nombres: son medias agrupadas por categorías y separadas por sexo, que permiten detectar una diferencia sin señalar a nadie.

La obligación la introdujo en el artículo 28.2 del Estatuto el Real Decreto-ley 6/2019, y la desarrolla el Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, en vigor desde el 14 de abril de 2021. En la práctica se le llama igual registro retributivo que registro salarial: es el mismo documento.

Quién está obligado a tenerlo

Todas las empresas, sin umbral de plantilla ni excepción por sector. El artículo 5.1 del Real Decreto 902/2020 lo dice sin matices: el registro tiene que incluir a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. Una empresa de tres personas lo necesita igual que una de tres mil.

Lo que cambia con el tamaño es lo que se exige además:

• Desde 50 personas, una diferencia del 25 % o más entre sexos tiene que justificarse en el propio registro (artículo 28.3 del Estatuto).
• Las empresas con plan de igualdad, obligatorio también desde 50 personas, hacen un registro más detallado, por trabajos de igual valor, y una auditoría retributiva.

Qué datos tiene que incluir

El registro recoge los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales, separados por sexo (artículo 5.2 del Real Decreto 902/2020). Para cada concepto se calculan la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido, en cada grupo profesional, categoría, nivel, puesto o el sistema de clasificación que use el convenio.

Concepto	Qué recoge	Ejemplos
Salario base	La retribución fija que marca el convenio para cada grupo o categoría	El salario base del grupo 3 del convenio
Complementos salariales	Cada complemento por separado, no sumados en una sola cifra	Antigüedad, nocturnidad, turnicidad, plus de convenio, incentivos, pagas extra
Percepciones extrasalariales	Lo que se cobra y no es salario, cada una por separado	Dietas, plus de transporte, indemnizaciones por traslado
Media y mediana	Las dos cifras de cada concepto, para mujeres y para hombres	Media de 24.300 € y mediana de 24.100 €
Agrupación	El sistema de clasificación de la empresa o del convenio	Grupo profesional, categoría, nivel o puesto
Periodo	Con carácter general, el año natural	Del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025

La mediana importa tanto como la media: un par de sueldos muy altos suben la media de un grupo y la mediana no se mueve. Cuando las dos cuentan historias distintas, esa diferencia ya dice algo.

Hay un detalle que cambia el resultado: la jornada parcial. Si en una categoría hay más mujeres a media jornada, la media anual de lo cobrado saldrá más baja aunque cobren lo mismo por hora. Por eso lo habitual es equiparar las cantidades a jornada completa y año completo, como permite la herramienta que el Ministerio de Trabajo y el Instituto de las Mujeres pusieron a disposición de las empresas, o comparar directamente por hora.

Ejemplo de registro retributivo

Así queda el resumen de una empresa de 60 personas, con la retribución total anual ya equiparada a jornada completa. Las cifras son de ejemplo; en el registro real cada concepto va en su propia tabla.

Categoría	Media mujeres	Media hombres	Mediana mujeres	Mediana hombres	Diferencia de la media
Administración	24.300 €	24.900 €	24.100 €	24.600 €	2,4 %
Técnicos	31.200 €	33.800 €	30.900 €	33.100 €	7,7 %
Responsables	41.500 €	52.600 €	40.800 €	50.900 €	21,1 %
Total	29.800 €	34.900 €	27.600 €	32.500 €	14,6 %

La diferencia se expresa como porcentaje de la media de los hombres, que es como la define la Directiva europea. En este ejemplo la diferencia total es del 14,6 %: no llega al 25 %, así que no obliga a justificarla, pero la categoría de responsables pide una mirada atenta. Si esa diferencia se debe a la antigüedad o a un complemento de puesto, conviene poder explicarlo antes de que alguien pregunte.

La brecha del 25 %: cuándo hay que justificarla

El artículo 28.3 del Estatuto establece que, en una empresa de al menos 50 personas, cuando el promedio de las retribuciones de un sexo supera al del otro en un 25 % o más, tomando el conjunto de la masa salarial o la media de lo percibido, la empresa tiene que incluir en el registro una justificación de que esa diferencia responde a motivos que no tienen que ver con el sexo.

Justificar no es escribir que «se paga según convenio». Hace falta explicar qué causa la diferencia (la antigüedad, los complementos de un puesto concreto, más horas de contrato) y que esa causa no esconde una discriminación. Si no se puede explicar, lo que toca es corregirla.

Si tienes plan de igualdad: el registro con auditoría retributiva

Las empresas obligadas a tener plan de igualdad, todas las de 50 o más personas, tienen que hacer además una auditoría retributiva (Real Decreto 901/2020 y artículos 7 y 8 del Real Decreto 902/2020). Su registro retributivo es más exigente: además de lo anterior, recoge las medias y las medianas de las agrupaciones de trabajos de igual valor, que salen de una valoración de los puestos (artículo 6).

La valoración de puestos compara lo que pide cada trabajo (formación, responsabilidad, esfuerzo, condiciones) con criterios neutros respecto al sexo. Es lo que permite sostener que dos puestos con nombres distintos valen lo mismo y, por tanto, deberían cobrar lo mismo.

Quién puede verlo y cómo se entrega

• La representación legal de la plantilla tiene derecho a acceder al registro completo, y hay que consultarla al menos diez días antes de elaborarlo (artículo 5.6 del Real Decreto 902/2020).
• Si no hay representación legal, la persona que lo pide recibe solo las diferencias porcentuales entre las retribuciones medias de mujeres y hombres, separadas por concepto y por categoría (artículo 5.3).
• La Inspección de Trabajo puede pedirlo en cualquier momento.

Como son datos de sueldos, conviene cuidar los grupos pequeños: en una categoría con una sola mujer, «la media de las mujeres» es su sueldo con otra etiqueta. Agrupar o no publicar esas cifras protege a esa persona sin restarle utilidad al registro.

Cada cuánto se actualiza

El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural (artículo 5.4), y el registro tiene que rehacerse cuando cambia de forma sustancial alguno de sus elementos: una subida de convenio, una reorganización de categorías o un cambio grande en la plantilla. A lo largo de 2026, por tanto, lo que toca tener es el registro con los datos de 2025.

Qué multa hay por no tenerlo

No tener registro retributivo, o tenerlo incompleto, se suele sancionar como infracción grave del artículo 7.13 de la LISOS, que castiga incumplir las obligaciones de igualdad del Estatuto: de 751 a 7.500 euros. Si lo que hay detrás es una discriminación salarial por razón de sexo, la infracción es muy grave (artículo 8.12), con multas de 7.501 a 225.018 euros, además de las diferencias salariales que haya que abonar.

Lo que viene: la Directiva de transparencia retributiva

La Directiva (UE) 2023/970 refuerza la igualdad retributiva con medidas de transparencia, y los Estados tenían hasta el 7 de junio de 2026 para incorporarla. España todavía no la ha traspuesto por completo: el Ministerio de Trabajo tramita un proyecto de real decreto que modifica el Real Decreto 902/2020, fechado el 3 de agosto de 2026 y en información pública a octubre de 2026, que aún puede cambiar. Mientras no se apruebe, lo exigible a una empresa privada es lo que ya dicen el Estatuto y el Real Decreto 902/2020, pero conviene prepararse, porque el proyecto prevé, entre otras cosas:

• Derecho a la información: cada persona podrá pedir por escrito su retribución y la media de quienes hacen su mismo trabajo o uno de igual valor, separada por sexo, anual y por hora. La empresa tendrá dos meses para contestar y deberá recordar ese derecho a la plantilla cada año.
• Criterios retributivos claros: la empresa tendrá que explicar a la plantilla con qué criterios objetivos y neutros fija los salarios y, desde 50 personas, también los de promoción.
• Fin de las cláusulas de confidencialidad salarial: nadie podrá impedir que una persona cuente lo que cobra.
• Informes de brecha salarial: la Directiva los exige desde 100 personas (cada año desde 250 y cada tres años por debajo, con las primeras entregas el 7 de junio de 2027 desde 150 y el 7 de junio de 2031 de 100 a 149), y el proyecto español prevé extenderlos a las empresas de 50 o más.

El proyecto no recoge, por ahora, dos medidas de la Directiva que tendrán que llegar por otra vía: publicar la banda salarial en las ofertas de empleo y prohibir que se pregunte a quien opta a un puesto por lo que cobraba antes. Y no hay que confundirlo con el Real Decreto 723/2026, aplicable desde el 5 de octubre de 2026, que obliga a informar por escrito a cada persona de la cuantía y la composición de su salario: es la transposición de otra directiva, la de condiciones laborales transparentes.

Cómo hacer el registro retributivo paso a paso

1. Reúne lo percibido en el año por cada persona, toda la plantilla y directivos incluidos, con cada concepto por separado.
2. Clasifica cada concepto como salario base, complemento salarial o percepción extrasalarial, sin mezclarlos en una sola cifra.
3. Agrupa a las personas según el sistema de clasificación del convenio: grupo profesional, categoría, nivel o puesto.
4. Equipara las jornadas parciales a jornada completa y año completo, o compara por hora, para que la jornada no se confunda con el salario.
5. Calcula la media y la mediana de cada concepto, para mujeres y para hombres, en cada agrupación.
6. Revisa la diferencia total: con 50 o más personas, si llega al 25 %, redacta la justificación en el propio registro.
7. Consulta a la representación legal al menos diez días antes de cerrarlo, y deja constancia.
8. Guárdalo y actualízalo cada año natural y cada vez que cambie algo sustancial, y entrégalo a quien tenga derecho a verlo en los términos del artículo 5.3.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el registro retributivo?

Es el documento que recoge, separadas por sexo, la media y la mediana de lo que cobra la plantilla por cada concepto (salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial) y por grupo, categoría o puesto. Lo exigen el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores y el Real Decreto 902/2020.

¿Qué empresas están obligadas a tener registro retributivo?

Todas, sea cual sea su tamaño, y con toda la plantilla dentro, también el personal directivo y los altos cargos. Una empresa con una sola persona contratada también lo necesita.

¿Cada cuánto hay que hacer el registro retributivo?

El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural, y hay que rehacerlo cuando cambia algo sustancial, como una subida de convenio o una reorganización de categorías.

¿Pueden los trabajadores ver el registro retributivo?

La representación legal tiene acceso al registro completo y debe ser consultada al menos diez días antes de elaborarlo. Si no hay representación, la persona que lo pide recibe las diferencias porcentuales entre las retribuciones medias de mujeres y hombres, no las cifras de cada uno.

¿Cuándo hay que justificar la brecha salarial?

En las empresas de 50 o más personas, cuando la retribución media de un sexo supera a la del otro en un 25 % o más, ya sea en el conjunto de la masa salarial o en la media de lo percibido. La justificación va en el propio registro y tiene que explicar por qué la diferencia no tiene que ver con el sexo.

¿Qué multa hay por no tener registro retributivo?

La Inspección suele tratarlo como infracción grave de la LISOS (artículo 7.13), con multas de 751 a 7.500 euros. Si detrás hay una discriminación salarial por sexo, la infracción es muy grave (artículo 8.12), de 7.501 a 225.018 euros.

¿Qué diferencia hay entre registro retributivo y auditoría retributiva?

El registro lo necesitan todas las empresas y muestra las medias por sexo. La auditoría retributiva solo es obligatoria para las empresas con plan de igualdad (50 o más personas), forma parte de él e incluye además la valoración de puestos de trabajo y un plan para corregir las diferencias.

¿Qué software ayuda a hacer el registro retributivo?

Uno que guarde el salario de cada persona separado por conceptos y calcule de ahí la media y la mediana por sexo y categoría. En Quantummycos el salario se rellena leyendo con IA la nómina que ya hace tu gestoría, y el registro sale de Informes en PDF para la representación legal y en Excel.

El registro retributivo, sin hojas de cálculo

Lo difícil del registro retributivo no son las fórmulas, sino tener los datos: los sueldos viven en las nóminas que manda la gestoría en PDF, y pasarlos cada año a un Excel por conceptos es una tarde de copiar cifras que se quedan viejas en cuanto alguien cobra un complemento nuevo.

En Quantummycos el salario de cada persona se guarda por conceptos en su ficha, y no hace falta escribirlo: subes la nómina que ya hace tu gestoría y la IA rellena el salario base, los complementos, la retribución en especie, el bruto, el neto y el coste de empresa para que lo revises. Con esos datos, Informes genera el registro: la media y la mediana por sexo, por hora y anual, separando salario base y complementos, por categoría, con los cuartiles, la brecha y los avisos del 25 % y del 5 %, en PDF listo para entregar a la representación legal y en Excel para trabajar. El documento no lleva nombres, las categorías con menos de tres personas de un sexo no se publican y los sueldos solo los ve quien dirige la empresa. Y cada empleado tiene sus nóminas en el portal y en el móvil.

¿Podrías enseñar hoy el registro retributivo de 2025 si te lo pidiera la Inspección? Si la respuesta es «habría que hacerlo», tenlo listo con las nóminas que ya tienes.

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• Cuánto cuesta un empleado a la empresa en 2026, del salario bruto al coste total.
• Brecha salarial de género y auditoría retributiva, explicadas en el diccionario de RRHH.
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Fuentes

• Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado (BOE), artículo 28.
• Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres (BOE), artículos 4 a 8.
• Real Decreto 901/2020, de planes de igualdad (BOE).
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, texto consolidado (BOE), artículos 7.13, 8.12 y 40.
• Directiva (UE) 2023/970, de transparencia retributiva (EUR-Lex).
• Proyecto de Real Decreto por el que se modifica el Real Decreto 902/2020 (Ministerio de Trabajo, 3 de agosto de 2026).

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. El convenio colectivo y las normas en tramitación pueden cambiar lo que se explica aquí: verifica siempre el texto vigente en el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: octubre de 2026.