Acceso remoto de la Inspección de Trabajo al registro horario: qué cambia y cómo prepararte

¿Podrá la Inspección de Trabajo consultar el registro horario a distancia? Eso es lo que propone el borrador del real decreto de registro de jornada: el sistema de cada empresa «deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial». A 29 de septiembre de 2026 ese texto no se ha publicado en el BOE, pero la Inspección ya tiene hoy más acceso al registro del que muchas empresas creen.

En esta guía explicamos qué puede pedir la Inspección hoy, qué añadiría el acceso remoto, qué no dice el borrador (y circula como si lo dijera) y qué conviene tener preparado ya.

En corto. Hoy la Inspección puede presentarse sin aviso, examinar el registro, incluidos los programas informáticos, y exigir que si lo guardas en digital se lo entregues en un formato tratable, legible y compatible. Según el Ministerio, el registro tiene que estar en el centro de trabajo o ser accesible desde él de forma inmediata. El borrador añadiría el acceso remoto e inmediato y permitiría a la Inspección practicar diligencias a distancia. Cómo se hará técnicamente no lo dice: lo deja a normas posteriores.

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Qué puede pedir la Inspección hoy

El acceso remoto sería una novedad, pero el punto de partida ya es exigente. Estas facultades están en vigor:

• Visita sin aviso previo, en cualquier momento, a todo centro de trabajo (art. 13.1 de la Ley 23/2015, Ordenadora de la Inspección).
• Examinar el registro y cualquier documentación del orden social, «incluidos los programas informáticos y archivos en soporte magnético» (art. 13.3.c).
• Formato digital utilizable: si el registro se conserva en soporte electrónico, «deberá suministrarse en dicho soporte y en formato tratable, legible y compatible con los de uso generalizado» cuando se requiera (art. 13.3.c).
• Requerir comparecencia con la documentación en la oficina pública que indique quien inspecciona (arts. 13.3.c y 21.1).

Y el Estatuto de los Trabajadores obliga a que el registro permanezca a disposición de la Inspección (art. 34.9). La Guía del Ministerio de Trabajo interpreta esa frase así:

«Que los registros "permanecerán a disposición" debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Con ello, se evita, además, la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.»

Es decir: «te lo mando la semana que viene» ya no es una respuesta aceptable hoy.

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Qué añadiría el borrador del real decreto

El proyecto de real decreto que el Ministerio sometió a audiencia pública el 9 de octubre de 2025 dedica su artículo 6 al acceso al registro, y una disposición final a las facultades de la Inspección:

• Acceso de la Inspección (art. 6.3): «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo».
• Diligencias a distancia (disposición final segunda): modifica el reglamento de la Inspección para que sus funcionarios puedan practicar cualquier diligencia de investigación, examen o prueba «de manera presencial o remota».
• Formato (art. 6.4): la información y sus copias, en un formato «tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado».
• Acceso de cada persona (art. 6.1): consultar y obtener copia de sus propios registros y de sus modificaciones en cualquier momento y de forma inmediata, al menos en su lugar de trabajo, y recibir con la nómina el resumen del periodo.
• Acceso de la representación legal (art. 6.2): consultar y copiar todos los registros al momento, pero con los datos minimizados y excluyendo expresamente el DNI o NIE, el domicilio y el estado civil.

A eso se suman las reglas que hacen que ese acceso tenga sentido: registro por medios digitales (art. 2.1), cada cambio con huella clara de quién lo hizo (art. 2.2.b) y conservación durante cuatro años (art. 4.f). Recuerda que es un borrador: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 23 de marzo de 2026, con reparos que incluían la protección de datos, y el texto final puede cambiar.

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Lo que el borrador no dice

Alrededor del acceso remoto circulan afirmaciones que el texto no contiene. Conviene separarlas:

• No dice cómo será la conexión. Ni un enlace, ni un usuario de consulta, ni un envío por sede electrónica. El artículo 5 remite los requisitos técnicos a «disposiciones de desarrollo» que aún no existen.
• No obliga a usar un programa concreto ni homologado. La empresa podría seguir los requisitos técnicos que se aprueben o elegir otro sistema que cumpla los principios del real decreto, acompañado de un informe de un técnico competente que lo justifique (arts. 5.1 y 5.2).
• No cambia las multas. Las sanciones las fija una ley, no un real decreto. Lo explicamos en cuánto son las multas por no llevar el registro horario.
• No tiene fecha. El texto de audiencia pública prevé la entrada en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE, y esa publicación no se ha producido.

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Qué pasa si no se facilita el registro

No tener el registro, o tenerlo de forma que no sea fiable, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, de 751 a 7.500 euros. Pero cuando lo que falla es la colaboración con la Inspección, entra además el régimen de obstrucción (art. 50 de la LISOS):

• Las acciones u omisiones que perturben, retrasen o impidan la labor inspectora son obstrucción grave, de 751 a 7.500 euros.
• El mero retraso en facilitar información puede ser leve, salvo cuando se pide durante una visita y se refiere a documentos que deben estar en el centro de trabajo. Según la Guía del Ministerio, el registro de jornada es uno de ellos.
• Impedir la entrada o la permanencia de quien inspecciona es muy grave, desde 7.501 euros.

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Cómo preparar tu empresa ya

Nada de esto requiere esperar al BOE. Con el marco de hoy, la pregunta que conviene hacerse es: si mañana a las diez llega un requerimiento, ¿cuánto tardo en entregarlo?

1. Exportación en minutos, filtrada por persona, departamento y periodo. Si reunir un mes cuesta una mañana, el registro no es «accesible de forma inmediata».
2. Formato estándar: PDF para entregar y hoja de cálculo o CSV para analizar. Un formato propio que solo abre tu programa no es «compatible con los de uso generalizado».
3. Historial de cambios visible: qué se corrigió, quién, cuándo y por qué. Es lo primero que se mira cuando las horas no cuadran.
4. Una persona responsable que sepa sacar el registro y a quien la recepción avise si llega la Inspección.
5. Acceso de cada persona a sus datos, sin tener que pedirlos por correo.
6. Copias minimizadas para la representación legal, sin datos que no necesiten para su función.
7. Cuatro años a mano, también de quien ya no está en la empresa.

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Cómo lo resuelve Quantummycos

Con Quantummycos el registro de jornada está en la nube y se consulta desde cualquier sitio, también desde el centro de trabajo, que es lo que pide hoy el Ministerio. El informe se filtra por persona, departamento y periodo y se exporta en PDF para entregar (por persona y mes, con el anexo de correcciones y los recuadros de firma) o en Excel para trabajar con los datos. Lo que ves en pantalla es exactamente lo que se exporta.

Cada corrección queda en el historial del fichaje con lo de antes, lo de después, quién la hizo, cuándo y el motivo. Cada persona ve sus propios fichajes en la web y en la app, incluidas las correcciones que haya hecho la empresa. Y quien deja la empresa se archiva, no se borra, así que su registro sigue localizable los cuatro años.

Puedes ver cómo funciona el control horario o entrar en la aplicación y probarlo con tu equipo.

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Seguir leyendo

• Registro horario digital en España: qué es obligatorio hoy y en qué punto está el real decreto, con la cronología completa.
• Multas por no llevar el registro horario en 2026, con las cuantías y cómo se gradúan.
• ¿Es legal fichar en papel o con Excel en 2026?, lo que vale hoy y lo que dejaría de valer.
• Inspección de Trabajo, en el diccionario de RRHH, qué es y qué puede hacer.

Fuentes

• Proyecto de real decreto por el que se desarrolla el Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada, texto de audiencia pública (Ministerio de Trabajo, octubre de 2025), artículos 2, 4, 5 y 6 y disposiciones finales segunda y quinta.
• Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social (BOE), artículos 13 y 21.
• Guía sobre el registro de jornada (Ministerio de Trabajo).
• Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (BOE), artículo 34.9.
• Real Decreto Legislativo 5/2000, texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (BOE), artículos 7.5, 40 y 50.

Este artículo tiene carácter informativo y no constituye asesoramiento jurídico. La tramitación del registro horario digital sigue abierta y el texto final puede cambiar: verifica siempre el BOE y consulta con tu asesoría laboral. Última revisión: 29 de septiembre de 2026.